【山梨県版】紙書類のクラウド化！選び方と導入事例

なぜ今、山梨県で紙のクラウド化が必要なのか？

山梨県の企業が、なぜ今、紙書類のクラウド化に取り組むべきなのでしょうか。その背景には、働き方改革の推進、コスト削減の必要性、そして法規制の変化があります。

紙書類の課題とクラウド化のメリット

紙書類には多くの課題が潜んでいます。保管場所の圧迫、検索性の悪さ、情報共有の遅延など、業務効率を阻害する要因は少なくありません。クラウド化することで、これらの課題を解決し、以下のようなメリットが得られます。

• 業務効率の大幅向上: 書類の検索や共有が迅速になり、作業時間を短縮できます。
• コスト削減: 紙代、印刷代、保管スペース代などを削減できます。
• セキュリティ強化: アクセス権限の設定やバックアップ体制により、情報漏洩のリスクを軽減できます。
• 場所を選ばない働き方: リモートワークや出張先からでも、必要な情報にアクセスできます。
• 法令遵守: 電子帳簿保存法（電帳法）やインボイス制度への対応が容易になります。

山梨県における紙書類クラウド化の現状

山梨県内でも、紙書類のクラウド化に取り組む企業が増加しています。特に製造業やサービス業では、業務効率化やコスト削減のために、積極的にクラウド化を進める動きが見られます。中小企業を中心に、IT導入補助金などを活用しながら、クラウド化を推進するケースも増えています。

クラウド化の種類と選び方

紙書類のクラウド化には、大きく分けて以下の3つの種類があります。

1. 文書管理システム: 紙書類をスキャンして電子化し、クラウド上で一元管理するシステムです。
2. クラウドストレージ: オンライン上にファイルを保存・共有できるサービスです。
3. 複合機連携サービス: 複合機でスキャンしたデータを、クラウドストレージに自動保存するサービスです。

自社の規模や業種、必要な機能などを考慮し、最適なクラウド化の種類を選びましょう。

クラウド化サービスを選ぶ際の5つのポイント

数多くのクラウド化サービスの中から、自社に最適なものを選ぶためには、以下の5つのポイントに注目しましょう。

1. セキュリティ対策: データの暗号化、アクセス制御、バックアップ体制などが万全であるかを確認しましょう。
2. 使いやすさ: 直感的に操作できるインターフェースであるか、導入後のサポート体制が充実しているかを確認しましょう。
3. 連携機能: 現在利用しているシステムやツールとの連携が可能であるかを確認しましょう。
4. 費用対効果: 導入費用や月額費用だけでなく、長期的なコスト削減効果を見積もりましょう。
5. 法令遵守: 電子帳簿保存法（電帳法）やインボイス制度に対応しているかを確認しましょう。

山梨県での紙書類クラウド化 導入事例

ここでは、山梨県内の企業における紙書類クラウド化の導入事例を2つご紹介します。

事例1: 製造業

• 課題: 紙図面の管理に手間がかかり、設計部門と製造部門の情報共有がスムーズに行われていなかった。
• 導入: 文書管理システムを導入し、紙図面をスキャンして電子化。クラウド上で一元管理することで、情報共有を迅速化。
• 効果: 図面検索時間が大幅に短縮され、設計部門と製造部門の連携が強化。業務効率が20%向上。

事例2: サービス業

• 課題: 顧客情報の紙カルテが多く、保管スペースを圧迫。個人情報保護の観点からも不安があった。
• 導入: クラウドストレージを導入し、紙カルテをスキャンして電子化。アクセス権限を設定し、セキュリティを強化。
• 効果: 保管スペースを削減し、顧客情報の検索性が向上。個人情報保護体制を強化し、顧客からの信頼度も向上。

クラウド化を成功させるためのステップ

紙書類のクラウド化を成功させるためには、以下のステップを踏むことが重要です。

1. 目的の明確化: クラウド化によって何を達成したいのか、具体的な目標を設定しましょう。
2. 現状分析: 紙書類の量、種類、利用頻度などを把握し、課題を明確にしましょう。
3. 計画策定: クラウド化の種類、サービス、スケジュールなどを具体的に計画しましょう。
4. テスト導入: 一部の部署や業務でテスト導入を行い、効果や課題を検証しましょう。
5. 本格導入: テスト導入の結果を踏まえ、全社的に本格導入を進めましょう。
6. 運用・改善: 導入後も定期的に効果測定を行い、改善を重ねていきましょう。

電帳法対応の重要性とクラウド文書管理システム

2022年1月に改正された電子帳簿保存法（電帳法）により、電子取引データの保存が義務化されました。紙で受け取った請求書や領収書も、スキャンして電子データとして保存する必要があります。電帳法に対応したクラウド文書管理システムを導入することで、法令遵守を徹底し、スムーズな電子データ保存を実現できます。

おすすめの電帳法対応クラウド文書管理システム

数あるクラウド文書管理システムの中でも、特におすすめなのがスペシウムです。
スペシウムは、電帳法に対応した機能を搭載しており、請求書や領収書などの電子データを簡単に保存・管理できます。また、OCR機能により、スキャンした書類の文字情報を自動で読み取り、検索性を高めることができます。

• 電帳法対応: 電子取引データの保存要件を満たしています。
• OCR機能: スキャンした書類の文字情報を自動で読み取り、検索性を向上させます。
• セキュリティ対策: 高度なセキュリティ対策により、情報漏洩のリスクを軽減します。
• 使いやすさ: 直感的に操作できるインターフェースで、誰でも簡単に利用できます。
• サポート体制: 導入から運用まで、手厚いサポートを提供します。

スペシウムを導入することで、山梨県内の企業は、電帳法への対応をスムーズに進め、業務効率を大幅に向上させることができます。ぜひ一度、無料トライアルをお試しください。

まとめ：山梨県で紙書類のクラウド化を成功させよう

山梨県で紙書類のクラウド化を成功させるためには、自社の課題やニーズを明確にし、最適なサービスを選ぶことが重要です。本記事でご紹介した情報や導入事例を参考に、ぜひクラウド化に挑戦し、業務効率化、コスト削減、そして法令遵守を実現してください。