栃木で始める！失敗しない書類電子化のコツ

栃木県内企業の皆様、書類の管理でお困りではありませんか？書類の保管場所の確保、検索の手間、紛失のリスク…これらは全て、書類電子化によって解決できます。しかし、闇雲に電子化を進めても、かえって業務効率を下げてしまうことも。そこで本記事では、栃木で書類電子化を成功させるためのコツを徹底解説します。

なぜ今、栃木で書類電子化が必要なのか？

近年、栃木県内でも書類電子化のニーズが急速に高まっています。その背景には、以下のような要因があります。

• 働き方改革の推進：時間や場所にとらわれない柔軟な働き方を実現するため、書類の電子化は不可欠です。
• コスト削減：紙代、印刷代、保管スペースの賃料など、書類管理にかかるコストを大幅に削減できます。
• 業務効率の向上：書類の検索や共有が容易になり、業務効率が飛躍的に向上します。
• BCP対策：災害時の事業継続計画（BCP）対策として、書類の電子化は有効です。
• 法令遵守：電子帳簿保存法（電帳法）への対応が求められており、書類電子化はその第一歩となります。

特に、電子帳簿保存法（電帳法）は、2022年の改正により大幅に要件が緩和され、企業にとって書類電子化のハードルが大きく下がりました。この機会にぜひ、書類電子化を検討してみてはいかがでしょうか。

栃木で書類電子化を始める前に知っておくべきこと

書類電子化を始める前に、以下の3つのポイントを理解しておきましょう。

1. 電子化の目的を明確にする：なぜ電子化するのか、どのような効果を期待するのかを明確にすることで、最適な電子化方法を選択できます。
2. 電子化対象の書類を選定する：全ての書類を電子化する必要はありません。重要度、利用頻度などを考慮して、電子化対象の書類を選定しましょう。
3. 電子化後の運用ルールを決める：誰が、どのように書類を管理・利用するのか、具体的な運用ルールを定めることで、電子化の効果を最大限に引き出せます。

栃木で失敗しない書類電子化の5つのコツ

ここでは、栃木県内企業が書類電子化を成功させるための5つのコツをご紹介します。

1. 自社の課題を明確にする

まずは、自社の書類管理における課題を洗い出しましょう。例えば、

• 書類の保管スペースが不足している
• 書類を探すのに時間がかかる
• 書類の紛失が多い
• リモートワークに対応できない
• 監査対応に時間がかかる

これらの課題を明確にすることで、電子化によってどのような効果を得たいのか、具体的な目標を設定することができます。

2. 電子化方法を検討する

書類電子化の方法は、大きく分けて以下の3つがあります。

• 自社でスキャンする：スキャナや複合機を使って、自社で書類をスキャンする方法です。コストを抑えられますが、手間と時間がかかります。
• 電子化代行サービスを利用する：専門業者に依頼して、書類をスキャンしてもらう方法です。高品質な電子化が可能ですが、費用がかかります。
• クラウド文書管理システムを導入する：書類の作成、保管、検索、共有などを一元的に管理できるシステムを導入する方法です。初期費用はかかりますが、長期的に見るとコスト削減につながります。

それぞれの方法にはメリット・デメリットがあるため、自社の状況に合わせて最適な方法を選択しましょう。

3. 電子化後の運用ルールを策定する

電子化した書類をどのように管理・利用するのか、具体的な運用ルールを定めることが重要です。例えば、

• ファイル名、フォルダ構成のルール
• アクセス権限の設定
• バックアップ体制
• 廃棄ルール

これらのルールを明確にすることで、電子化後の混乱を防ぎ、スムーズな運用を実現できます。

4. 電子帳簿保存法（電帳法）に対応する

電子化した書類を証拠書類として利用するためには、電子帳簿保存法（電帳法）の要件を満たす必要があります。具体的には、

• 真実性の確保：改ざん防止措置を講じる
• 可視性の確保：検索機能を確保する

電帳法に対応したシステムを導入したり、運用ルールを定めることで、税務調査などにもスムーズに対応できます。

（注意）電子帳簿保存法の要件は複雑で、解釈が難しい部分もあります。必ず専門家（税理士など）に相談することをおすすめします。

5. 試験導入から始める

いきなり全ての書類を電子化するのではなく、まずは一部の書類から試験的に電子化を始めることをおすすめします。試験導入を通じて、課題や改善点を見つけ出し、本格導入に向けて準備を進めましょう。

栃木で利用できる書類電子化関連サービス

栃木県内には、書類電子化を支援する様々なサービスがあります。

電子化代行サービス

専門業者が書類のスキャン、インデックス作成、データ入力などを代行してくれるサービスです。高品質な電子化を実現できますが、費用がかかります。

複合機・スキャナ

自社で書類をスキャンするための機器です。コストを抑えられますが、手間と時間がかかります。

クラウド文書管理システム

書類の作成、保管、検索、共有などを一元的に管理できるシステムです。初期費用はかかりますが、長期的に見るとコスト削減につながります。

栃木の企業におすすめ！電帳法対応クラウド文書管理システム「スペシウム」

栃木県内企業の皆様に、電帳法対応クラウド文書管理システム「スペシウム」をご紹介します。「スペシウム」は、電子帳簿保存法の要件を満たす機能を標準搭載しており、安心して書類電子化を進めることができます。

「スペシウム」の主な機能：

• 高度な検索機能：全文検索、属性検索など、様々な方法で必要な書類を素早く見つけられます。
• 厳格なアクセス管理：ユーザーごとにアクセス権限を設定し、機密情報を保護します。
• バージョン管理：書類の変更履歴を自動的に記録し、過去のバージョンに簡単に戻すことができます。
• タイムスタンプ付与：電子化した書類にタイムスタンプを付与し、改ざんを防止します。
• ワークフロー機能：承認ルートを設定し、書類の承認プロセスを効率化します。

「スペシウム」は、初期費用を抑えたクラウド型サービスであり、導入も簡単です。また、栃木県内企業に特化したサポート体制も充実しており、安心してご利用いただけます。

「スペシウム」は、お客様のビジネスを加速させるための強力なツールです。書類電子化を通じて、業務効率の向上、コスト削減、法令遵守を実現し、企業の成長を支援します。

「スペシウム」に関するお問い合わせは、こちらから：

https://specium.sekaie5.com/

まとめ：栃木で書類電子化を成功させ、業務効率を向上させよう！

本記事では、栃木県内企業が書類電子化を成功させるためのコツをご紹介しました。書類電子化は、業務効率の向上、コスト削減、法令遵守など、様々なメリットをもたらします。ぜひ、本記事を参考に、自社に最適な方法で書類電子化を進めてみてください。そして、電帳法対応クラウド文書管理システム「スペシウム」が、その一助となれば幸いです。