紙の山から解放！データ電子化サービスの選び

「オフィスのキャビネットが契約書や請求書でパンパン…」
「必要な書類を探すだけで時間が溶けていく…」
「テレワークを導入したいけど、会社に行かないと書類が確認できない…」

このような「紙」に関する悩みを抱えていませんか？

オフィスに溢れる大量の紙の書類は、業務効率を低下させるだけでなく、保管コストや紛失・劣化のリスクも伴います。これらの課題を根本から解決する手段として、今、「紙のデータ電子化サービス」が多くの企業で導入されています。

しかし、いざ電子化を進めようとしても、

• どんなサービスがあるのか分からない
• どの業者を選べばいいのか基準が不明確
• 費用はどれくらいかかるのか不安

といった新たな疑問が出てくるでしょう。

この記事では、そんなお悩みを解決するために、紙のデータ電子化サービスの基本的な知識から、失敗しないための具体的な選び方、比較ポイントまでを徹底的に解説します。この記事を読めば、自社に最適なサービスを見つけ、紙の山から解放される第一歩を踏み出せるはずです。

なぜ今「紙の電子化」が必要なのか？増え続ける書類のリスク

そもそも、なぜこれほどまでに紙の書類を電子化する必要性が高まっているのでしょうか。それは、紙媒体のまま書類を管理し続けることに、多くのデメリットやリスクが潜んでいるからです。

ペーパーレス化の推進は、単なるコスト削減や効率化に留まらず、企業の競争力強化、多様な働き方への対応、そして事業継続計画（BCP）の観点からも極めて重要な経営課題となっています。

具体的に、紙の書類が抱える主なリスクを見ていきましょう。

• 物理的な保管スペースの圧迫：オフィス面積には限りがあります。増え続ける書類を保管するためにキャビネットや書庫を増設すれば、その分だけ貴重なワークスペースが失われ、賃料コストもかさみます。
• 業務効率の低下：必要な書類を探すために、書庫まで移動し、大量のファイルの中から探し出す作業は非常に非効率です。担当者しか保管場所が分からない「属人化」も起こりやすく、担当者の不在時に業務が滞る原因にもなります。
• 劣化・紛失・情報漏洩のリスク：紙は経年劣化し、印字が薄れたり、破れたりします。また、火災や水害などの災害で一瞬にして失われる可能性も。さらに、誰でも物理的にアクセスできる状態は、不正な持ち出しによる情報漏洩のリスクも高まります。
• 多様な働き方への対応困難：テレワークや在宅勤務を導入する際、紙の書類を確認するためだけに出社が必要になるケースは少なくありません。これは、柔軟な働き方を阻害する大きな要因です。

これらのリスクを回避し、企業として成長を続けるために、紙の情報を活用しやすい「データ」へと変換する「電子化」が不可欠なのです。

紙をデータ化する4つの大きなメリット

紙の書類を電子化することで、企業は具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。ここでは代表的な4つのメリットをご紹介します。これらは、電子化サービスを導入する際の費用対効果を考える上でも重要な指標となります。

1. 業務効率の大幅な向上

最大のメリットは、圧倒的な業務効率の向上です。電子化されたデータは、ファイル名や文書内のキーワードで瞬時に検索できます。

例えば、過去の契約書を探す場合、

• 紙の場合：書庫へ移動 → キャビネットを開ける → 年度別のファイルを探す → 目的の書類を見つける（数分～数十分）
• データの場合：PCで検索窓に取引先名や契約日を入力 → 検索ボタンをクリック（数秒）

このように、書類検索にかかっていた時間をほぼゼロにできます。削減できた時間をより生産性の高いコア業務に充てることが可能になります。

2. コスト削減と省スペース化

紙の管理には、目に見えるコストと見えにくいコストの両方が発生しています。電子化はこれらのコストを多角的に削減します。

• 保管コストの削減：キャビネットや書庫、外部の倉庫などが不要になり、オフィスの賃料や倉庫の契約料を削減できます。空いたスペースは、会議室やリフレッシュルームなど、より付加価値の高い空間として活用できます。
• 印刷コストの削減：紙代、インク・トナー代、プリンターのリース・維持費、郵送費などが不要になります。
• 人件費の削減：上記の書類検索や、ファイリング、郵送作業などにかかっていた人件費を削減できます。

3. セキュリティ強化とBCP対策

紙の書類は物理的なリスクに弱いですが、電子データ化することでセキュリティレベルを格段に向上させることができます。

• アクセス制御：フォルダやファイル単位で閲覧・編集権限を設定できます。「役員のみ」「経理部のみ」といった厳格なアクセス管理が可能になり、内部からの情報漏洩リスクを低減します。
• バックアップ：データを複数のサーバーやクラウド上にバックアップしておくことで、火災や地震などの災害でオフィスが機能しなくなっても、重要なデータを保護できます。これは事業継続計画（BCP）の観点からも非常に重要です。
• 閲覧・編集履歴の記録：誰が、いつ、どのファイルにアクセスしたかのログ（履歴）を記録できるため、不正な操作を牽制し、万が一の際の追跡調査も可能です。

4. テレワークなど多様な働き方への対応

書類が電子化されていれば、インターネット環境さえあれば、いつでもどこからでも必要なデータにアクセスできます。これにより、場所にとらわれない柔軟な働き方が可能になります。

わざわざ書類を確認するためだけに出社する必要がなくなり、テレワークやサテライトオフィスでの勤務、育児や介護と両立しながらの在宅勤務などがスムーズに実現できます。これは、従業員満足度の向上や、優秀な人材の確保にも繋がります。

【重要】失敗しない！紙のデータ電子化サービスの選び方と比較ポイント8選

「紙の電子化のメリットは分かった。では、どうやってサービスを選べばいいの？」

ここからは、この記事の核心である「自社に最適なデータ電子化サービスの選び方」を、8つの比較ポイントに分けて具体的に解説します。これらのポイントを一つひとつ確認することで、業者選びの失敗を未然に防ぐことができます。

以下の比較表も参考に、自社の要件を整理してみてください。

1. セキュリティ対策は万全か

最も重要視すべきポイントです。会社の機密情報や個人情報を含む書類を外部に預けるため、業者のセキュリティ体制は徹底的に確認しましょう。

• 第三者認証の有無：情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS/ISO27001）やプライバシーマーク（Pマーク）を取得しているかは、信頼性を測る客観的な指標です。
• 物理的セキュリティ：作業施設への入退室管理、監視カメラの設置、施錠可能な保管庫など、物理的な対策が講じられているか確認します。
• 人的セキュリティ：従業員との機密保持契約の締結や、定期的なセキュリティ教育が実施されているかも重要です。
• 原本の輸送方法：セキュリティレベルの高い専用便で輸送してくれるかどうかも確認しましょう。

2. 料金体系は明確で予算に合うか

料金体系は業者によって様々です。「一見安く見えても、オプションを追加したら高額になった」というケースも少なくありません。見積もりを取る際は、総額でいくらになるのかを必ず確認しましょう。

• スキャン単価：「A4・白黒・200dpiで1枚〇円」といった基本単価。カラーや高解像度になると単価が上がります。
• 基本料金：スキャン料金とは別に、案件ごとの基本料金が設定されている場合があります。
• オプション料金：ホチキスやクリップの取り外し、ファイル名のリネーム、OCR処理、原本の廃棄などは、別途オプション料金となることが多いです。
• ボリュームディスカウント：依頼する枚数が多ければ多いほど、単価が安くなる割引制度があるかも確認しましょう。

3. 対応できる書類の種類と状態は？

自社が電子化したい紙の種類にサービスが対応しているかを確認します。一般的なA4サイズの書類だけでなく、以下のような特殊なケースに対応できるかは重要なポイントです。

• • サイズ：A3以上の図面、名刺サイズ、長尺の紙など。
  • 製本・綴じ：契約書のようにホチキスやファイルで綴じられた書類。裁断の可否も事前に伝えておく必要があります。

* 劣化状態：古い、破れている、汚れているなど、状態の悪い紙でもスキャン可能か確認しましょう。

4. スキャンの品質（解像度・カラー）は十分か

電子化したデータをどのように利用するかに応じて、必要な品質は変わります。

• 解像度（dpi）：数値が高いほど高精細になります。文字中心の書類なら200～300dpi、写真や図面が含まれるなら400dpi以上が目安です。
• カラーモード：フルカラー、グレースケール、白黒から選択します。契約書の印影など、色情報が重要な場合はカラーが必須です。品質とデータ容量はトレードオフの関係にあるため、用途に合わせて最適なものを選択しましょう。
• 画像補正：スキャン時の傾き補正、白紙ページの自動削除、パンチ穴やゴミの除去といった機能があると、よりキレイなデータに仕上がります。

5. OCR処理の精度と対象言語は？

スキャンした画像をただの画像（PDF）として保存するだけでなく、テキストデータを付与して全文検索を可能にしたい場合、OCR（光学的文字認識）処理が必須です。OCRの精度は、電子化後の利便性を大きく左右します。

• 認識率：業者が公表している認識率（例：99%以上）を確認しましょう。可能であれば、サンプルで自社の書類を読み取ってもらい、精度を確かめるのが確実です。
• 対応文字：手書き文字や、旧字体の漢字、英語以外の言語などに対応しているか確認します。
• 補正サービス：OCRの誤認識部分を、人間が目視でチェック・修正してくれるサービスもあります。精度を最優先するなら検討しましょう。

6. 納品データの形式と納期は？

電子化されたデータがどのような形式で、いつ納品されるのかも重要です。

• ファイル形式：PDFが一般的ですが、JPEG, TIFFなど他の形式にも対応しているか確認します。
• ファイル名のルール：「契約日_取引先名_書類名.pdf」のように、自社の運用ルールに合わせてファイル名を付けてくれるか（リネームサービス）は、後の管理の手間を大きく削減します。
• 納期：依頼する枚数にもよりますが、標準的な納期はどれくらいか、特急対応は可能かなどを確認しておきましょう。

7. スキャン後の原本の取り扱いは？

スキャンが完了した後の紙の原本をどうするかも、事前に決めておく必要があります。業者が提供するサービスは主に3つです。

1. 返却：スキャン後にそのまま返却してもらう。
2. 保管：業者の倉庫で一定期間保管してもらう。法定保存期間がある書類などに便利です。
3. 廃棄：機密情報を安全に抹消するサービス。溶解処理を行い、「溶解証明書」を発行してくれる業者が安心です。

法律で原本の保存が義務付けられている書類もあるため、廃棄する際は自社の法務・経理部門に必ず確認しましょう。

8. サポート体制は充実しているか

初めて電子化サービスを利用する場合、多くの疑問や不安が出てくるものです。そんな時に、親身に相談に乗ってくれるサポート体制があるかは心強いポイントです。

• 専任担当者：案件ごとに専任の担当者がついてくれると、相談がスムーズに進みます。
• 問い合わせ方法：電話やメールなど、気軽に問い合わせできる窓口が用意されているか。
• コンサルティング：どの書類から電子化すべきか、電子化後の運用方法など、導入計画の段階から相談に乗ってくれるかも確認しましょう。

電子化したデータの活用が鍵！電帳法にも対応するなら

紙のデータ電子化サービスを利用して書類をデジタル化することは、ペーパーレス化の第一歩に過ぎません。本当に重要なのは、「電子化されたデータをいかに安全に管理し、有効活用するか」です。

特に、2022年に改正された電子帳簿保存法（電帳法）では、国税関係書類（請求書や領収書など）を電子データで保存するための要件が厳格に定められています。単にスキャンしてフォルダに保存するだけでは、この要件を満たせない可能性があります。

そこで重要になるのが、電子化されたデータを一元管理するための「文書管理システム」です。

文書管理システムを導入することで、

• 強力な検索機能による業務効率化
• 厳格なアクセス権限設定によるセキュリティ強化
• バージョン管理による書類の先祖返り防止
• 保存期間に応じた自動廃棄による管理工数の削減
• 電帳法の法的要件を満たしたデータ保存

といった、スキャニングサービスだけでは実現できない、高度なデータ活用とガバナンス強化が可能になります。

電帳法対応クラウド文書管理システムなら「スペシウム」

これから本格的に紙の電子化を進め、法対応も見据えたデータ活用を目指す企業様には、弊社のクラウド文書管理システム「スペシウム」が最適です。

スペシウムを詳しく知りたい方はコチラ

「スペシウム」は、スキャニングした書類データはもちろん、メールで受け取った請求書やOfficeファイルなど、あらゆる文書を一元管理できるクラウドサービスです。

＜「スペシウム」の主な特徴＞

• 電帳法に完全対応：真実性の確保（訂正・削除履歴の保存）と可視性の確保（検索機能）といった、電帳法の法的要件を標準機能でクリア。安心して国税関係書類を電子保存できます。
• 書類を送るだけで電子化：請求書や領収書などをスペシウムに送るだけで面倒なスキャンやPDF化などの作業が不要に。入力の手間を大幅に削減します。
• 直感的な操作性：誰でも簡単に使えるシンプルなインターフェースで、導入後の定着もスムーズです。
• 万全のセキュリティ：国内データセンターでの厳重なデータ管理、通信の暗号化、詳細なアクセス権限設定など、エンタープライズレベルのセキュリティを誇ります。

紙のデータ電子化サービスと「スペシウム」を組み合わせることで、スキャニングから保管、活用、そして法対応までをワンストップで実現できます。紙の山から解放されるだけでなく、その先のデータ活用という新たなステージへ進むために、ぜひ「スペシウム」の導入をご検討ください。

ご興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。

まとめ

本記事では、オフィスに溜まった紙の山から解放されるための「データ電子化サービス」について、そのメリットから失敗しない選び方までを詳しく解説しました。

最後に、重要な比較ポイントをもう一度おさらいします。

1. セキュリティ対策
2. 料金体系
3. 対応書類の種類・状態
4. スキャン品質
5. OCR処理の精度
6. 納品形式と納期
7. 原本の取り扱い
8. サポート体制

これらのポイントを参考に、複数の業者から見積もりや提案を取り、自社の目的や予算に最も合ったサービスを選ぶことが成功の鍵です。

紙の電子化は、もはや単なるコスト削減策ではありません。企業の生産性を高め、多様な働き方を実現し、事業継続性を確保するための戦略的な投資です。この記事をきっかけに、貴社のペーパーレス化が大きく前進することを心から願っています。