栃木県の医療機関の皆様、紙カルテの保管でお困りではありませんか？医療法や個人情報保護法など、さまざまな法律が関係する紙カルテの保管方法は、安全かつ確実に行う必要があります。本記事では、栃木県における紙カルテ保管の注意点から具体的な方法まで、詳しく解説いたします。
Contents
なぜ紙カルテ保管が重要なのか？
紙カルテは、患者様の重要な個人情報が記載された医療記録です。適切な保管方法を行わないと、紛失や破損、情報漏洩のリスクが高まります。これらのリスクは、医療機関の信頼を損なうだけでなく、法的な責任を問われる可能性もあります。
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医療法: 診療録（カルテ）の適切な管理・保管を義務付けています。
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個人情報保護法: 患者様の個人情報を適切に保護する義務を課しています。
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電子帳簿保存法（電帳法）: 一定の要件を満たすことで、紙カルテを電子データで保管することが可能です。
紙カルテ保管の期間
紙カルテの保管期間は、医療法によって原則として5年間と定められています。起算日は、診療が完了した日です。ただし、以下の例外があります。
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死亡診断書: 2年間
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エックス線写真: 3年間
栃木県の医療機関においても、これらの保管期間を遵守する必要があります。
紙カルテ保管場所の選び方
紙カルテの保管場所は、以下の条件を満たす必要があります。
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温度・湿度管理: 紙の劣化を防ぐため、適切な温度・湿度を維持できる場所。
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セキュリティ: 関係者以外の立ち入りを制限し、盗難や紛失を防げる場所。
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耐火性: 火災による焼失を防ぐため、耐火構造の建物や保管庫。
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アクセス性: 必要な時に、速やかにカルテを取り出せる場所。
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スペース: 十分な保管スペースを確保できる場所。
栃木県では、地震などの自然災害も考慮し、耐震性の高い場所を選ぶことも重要です。
紙カルテ保管方法のポイント
紙カルテの保管方法には、以下のポイントがあります。
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整理整頓: カルテを種類別、患者様別に整理し、探しやすくする。
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インデックス: カルテにインデックスを付け、必要な情報をすぐに確認できるようにする。
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ファイリング: カルテをファイルに綴じ、まとめて保管する。
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バーコード管理: バーコードを利用して、カルテの所在を管理する。
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電子化（スキャン）： 電帳法に準拠した形で、カルテをスキャンして電子データとして保管する。
紙カルテ廃棄時の注意点
紙カルテを廃棄する際には、個人情報保護法に基づき、適切な方法で廃棄する必要があります。
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溶解処理: 専門業者に依頼し、カルテを溶解処理する。
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焼却処理: 焼却処理を行う場合、個人情報が判読できないように処理する。
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シュレッダー: シュレッダーを使用する場合、細断された情報が復元できないように注意する。
栃木県の自治体によっては、紙カルテの廃棄に関するルールが定められている場合がありますので、事前に確認するようにしましょう。
紙カルテ保管を外部委託するという選択肢
紙カルテの保管を自社で行うのが難しい場合、専門業者に委託するという選択肢もあります。外部委託のメリットは以下の通りです。
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専門的な知識とノウハウ: 専門業者は、紙カルテ保管に関する知識やノウハウを持っています。
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適切な保管環境: 温度・湿度管理、セキュリティ対策など、適切な保管環境を提供してくれます。
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コスト削減: 保管場所の確保や管理にかかるコストを削減できます。
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業務効率化: 紙カルテ保管にかかる業務を外部に委託することで、本来の医療業務に集中できます。
栃木県にも、紙カルテ保管を専門とする業者が多数存在します。業者選びの際には、実績やセキュリティ対策、費用などを比較検討することが重要です。
電子帳簿保存法（電帳法）への対応
**電子帳簿保存法（電帳法）**は、一定の要件を満たすことで、紙カルテをスキャンして電子データとして保管することを認めています。電帳法に対応することで、紙カルテの保管スペースを大幅に削減できるだけでなく、検索性の向上や業務効率化にもつながります。
電帳法に対応するためには、以下の要件を満たす必要があります。
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真実性の確保: スキャンしたデータが改ざんされていないことを保証する措置を講じる必要があります。（タイムスタンプの付与など）
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可視性の確保: スキャンしたデータを、必要な時に速やかに検索・閲覧できるシステムを構築する必要があります。
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検索性の確保: 検索項目（患者氏名、カルテ番号など）を設定し、必要なカルテを容易に検索できるようにする必要があります。
電帳法対応クラウド文書管理システム「スペシウム」のご紹介
「スペシウム」は、電帳法に完全対応したクラウド文書管理システムです。紙カルテをスキャンしてアップロードするだけで、電帳法の要件を満たした形で安全に保管することができます。
「スペシウム」の主な機能:
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タイムスタンプ自動付与: スキャンしたデータに自動的にタイムスタンプを付与し、改ざんを防止します。
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高度な検索機能: 患者氏名、カルテ番号、診療日など、さまざまな条件でカルテを検索できます。
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アクセス権限管理: ユーザーごとにアクセス権限を設定し、情報漏洩のリスクを低減します。
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クラウドストレージ: 大容量のデータを安全に保管できるクラウドストレージを提供します。
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シンプルな操作性: 直感的なインターフェースで、誰でも簡単に操作できます。
「スペシウム」を導入するメリット:
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紙カルテの保管スペースを削減
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カルテの検索時間を短縮
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情報漏洩のリスクを低減
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電帳法対応の手間を削減
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業務効率を向上
栃木県の医療機関の皆様、「スペシウム」を導入して、紙カルテ保管の課題を解決しませんか？無料トライアルもご用意しておりますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
まとめ
栃木県における紙カルテ保管は、医療法や個人情報保護法などの法律を遵守し、安全かつ確実に行う必要があります。本記事でご紹介したポイントを参考に、適切な保管方法を実践してください。また、電帳法に対応したクラウド文書管理システム「スペシウム」の導入も、紙カルテ保管の効率化に大きく貢献します。
栃木県の医療機関の皆様が、紙カルテ保管の悩みを解消し、より良い医療を提供できるよう、心より願っております。
