「紙の書類が山積みで困っている…」「テレワークを導入したいけど、紙の書類がネック…」もしあなたが茨城県でこのような悩みを抱えているなら、紙の電子化こそが解決策です！
この記事では、茨城県で紙の電子化を導入するメリットから、具体的な方法、業者選びのポイントまで、わかりやすく解説します。さらに、電帳法に対応したクラウド文書管理システム「スペシウム」についてもご紹介しますので、ぜひ最後までお読みください。
Contents
なぜ茨城で紙の電子化が必要なのか？
業務効率化
紙の書類は、保管場所の確保や検索に手間がかかり、業務効率を低下させる原因となります。紙の電子化により、書類をデータとして一元管理することで、必要な情報をすぐに探し出すことができ、業務効率が大幅に向上します。茨城県内でも、紙の電子化による業務効率化を実感している企業が増えています。
コスト削減
紙代、印刷代、保管スペースの賃料など、紙の書類にかかるコストは意外と大きいものです。紙の電子化によってこれらのコストを削減し、経営資源をより有効に活用することができます。茨城県の企業にとって、紙の電子化はコスト削減の有効な手段となります。
リスク軽減
地震や火災などの災害が発生した場合、紙の書類は消失してしまう可能性があります。紙の電子化によってデータをバックアップしておけば、万が一の事態にも大切な情報を守ることができます。茨城県は地震のリスクも考慮し、紙の電子化によるBCP対策を検討しましょう。
テレワーク推進
紙の電子化は、テレワークを推進するための重要な要素です。書類をデータ化することで、オフィスにいなくても必要な情報にアクセスできるようになり、場所を選ばない働き方を実現できます。茨城県でテレワーク導入を検討している企業は、紙の電子化を検討しましょう。
紙の電子化、茨城でどう始める？
自社で電子化する
スキャナーや複合機を使って、自社で紙の電子化を行う方法です。小規模な企業や、電子化する書類が少ない場合は、この方法でも十分対応できます。
メリット
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初期費用を抑えられる
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自社のペースで進められる
デメリット
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手間と時間がかかる
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スキャナーやソフトウェアの準備が必要
業者に依頼する
紙の電子化を専門業者に依頼する方法です。大量の書類を電子化する場合や、高品質なスキャンデータが必要な場合は、業者に依頼するのがおすすめです。茨城県内にも紙の電子化サービスを提供する業者が多数存在します。
メリット
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高品質なスキャンデータが得られる
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手間をかけずに電子化できる
デメリット
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費用がかかる
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業者選びに時間がかかる
業者選びのポイント
茨城県で紙の電子化業者を選ぶ際には、以下のポイントを考慮しましょう。
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セキュリティ対策: 個人情報や機密情報を取り扱うため、セキュリティ対策が万全な業者を選びましょう。
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対応可能な書類: さまざまな種類の書類に対応できる業者を選びましょう。（例：図面、契約書、帳簿など）
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料金体系: 料金体系が明確で、見積もりを詳しく提示してくれる業者を選びましょう。
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実績: 過去の紙の電子化実績を確認し、信頼できる業者を選びましょう。
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サポート体制: 電子化後のデータ管理や活用方法について、サポート体制が整っている業者を選びましょう。
電子化の具体的なステップ
1. 準備
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電子化する書類の選定
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スキャナーやソフトウェアの準備（自社で行う場合）
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業者選び（業者に依頼する場合）
2. スキャン
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書類をスキャンする
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画質や解像度を設定する
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ファイル形式を選択する（PDF、JPEGなど）
3. データ整理
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ファイル名を付ける
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フォルダに整理する
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必要に応じてOCR処理を行う（文字認識）
4. データ保管
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クラウドストレージやサーバーに保管する
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バックアップを取る
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アクセス権を設定する
紙の電子化で注意すべきこと
電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法（電帳法）とは、国税関係帳簿書類の電子データによる保存を認める法律です。紙の電子化を行う際には、電帳法の要件を満たす必要があります。電帳法に対応したシステムを導入したり、税理士に相談したりするなど、適切な対策を講じましょう。
セキュリティ対策
電子化されたデータは、不正アクセスや情報漏洩のリスクにさらされる可能性があります。パスワード設定、アクセス制限、暗号化などのセキュリティ対策を徹底しましょう。
バックアップ
電子化されたデータは、万が一の事態に備えてバックアップを取っておきましょう。クラウドストレージや外付けHDDなど、複数の場所にバックアップを取るのがおすすめです。
スペシウム：電帳法対応クラウド文書管理システム
「紙の電子化はしたいけど、電帳法への対応が不安…」
そんなあなたにおすすめなのが、電帳法に完全対応したクラウド文書管理システム「スペシウム」です。
スペシウムは、紙の電子化によって生まれた大量の電子ファイルを、安全かつ効率的に管理・活用するためのシステムです。
スペシウムの主な機能
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電帳法対応: 電子帳簿保存法の要件を満たす機能が充実しており、安心して電子化を進められます。
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高度な検索機能: 必要な情報をすぐに探し出すことができます。
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柔軟なアクセス権設定: ユーザーごとにアクセス権を設定し、セキュリティを確保できます。
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バージョン管理: ファイルの変更履歴を管理し、誤った編集を防ぎます。
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クラウド対応: いつでもどこからでもアクセスできます。
スペシウムは、茨城県内の企業だけでなく、全国の企業で導入が進んでいます。
スペシウムを選ぶメリット
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電帳法対応を意識せずにペーパーレス化を進められる
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文書管理業務の効率化
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コスト削減
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セキュリティ強化
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テレワーク推進
まずはお気軽にお問い合わせください！
スペシウムについてもっと詳しく知りたい方、導入をご検討中の方はお気軽にお問い合わせください。
お問い合わせはこちら: [スペシウムのトップページ]
まとめ
茨城県で紙の電子化を導入することで、業務効率化、コスト削減、リスク軽減、テレワーク推進など、さまざまなメリットを享受できます。紙の電子化を検討する際には、自社の状況に合わせて最適な方法を選択し、電帳法への対応やセキュリティ対策をしっかりと行うようにしましょう。クラウド文書管理システム「スペシウム」を活用すれば、紙の電子化をよりスムーズに進めることができます。ぜひ、スペシウムの導入をご検討ください。
