毎日膨大な量の書類が発生する病院の現場。「カルテや書類の保管場所がない」「必要な書類がすぐに見つからない」「情報共有に時間がかかる」といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
このような課題は、病院の書類を電子化することで解決できるかもしれません。
この記事では、病院で書類電子化を進める必要性から、具体的なメリット、導入のステップ、そして注意点までを網羅的に解説します。業務の効率化と医療サービスの質向上を目指す病院関係者の方は、ぜひ最後までご覧ください。
病院における書類管理の現状と課題
医療現場では、法律によって長期間の保存が義務付けられている書類が数多く存在します。まずは、多くの病院が直面している紙媒体での書類管理の課題を見ていきましょう。
課題1：膨大な保管スペースと管理コスト
診療録（カルテ）や各種検査記録、同意書など、病院で扱う書類は多岐にわたります。これらの書類は法定保存期間が定められており、例えばカルテは5年間、レントゲン写真は3年間の保存が必要です。そのため、年々増え続ける書類を保管するための物理的なスペースが必要不可欠です。
院内に専用の書庫を設置したり、外部の倉庫を借りたりする必要があり、スペースの賃料や管理にかかる人件費、空調管理費などのコストが経営を圧迫する一因となっています。
課題2：書類の検索・参照に時間がかかる
「過去の診療記録を確認したいが、書庫のどこにあるか分からず探すのに15分もかかってしまった…」
これは、紙で書類を管理している現場でよく聞かれる声です。必要な書類を探し出すのに時間がかかると、患者さんの待ち時間が増えたり、職員の残業時間が増えたりと、様々な非効率につながります。特に、緊急時には情報の検索スピードが患者さんの安全に直結することもあり、見過ごせない課題です。
課題3：情報共有の遅延と属人化
紙の書類は、基本的に「1つの場所に1部」しか存在しません。そのため、複数の部署やスタッフが同時に同じ情報を確認することが困難です。回覧やコピーの手間が発生し、リアルタイムでの情報共有が遅れがちになります。
また、書類のファイリングルールが特定のスタッフの知識に依存するなど、業務が属人化しやすい点も問題です。担当者が不在の場合に業務が滞ってしまうリスクも抱えています。
課題4：セキュリティとBCP（事業継続計画）のリスク
病院が扱う書類には、患者さんの個人情報や病歴といった機密情報が多数含まれます。紙媒体での管理は、盗難や紛失、不正な持ち出しといった情報漏洩のリスクと常に隣り合わせです。
さらに、火災や地震、水害などの災害が発生した場合、物理的な書類は消失してしまう可能性があります。これは、病院の事業継続だけでなく、患者さんの大切な医療情報を失うことにもつながり、BCPの観点からも非常に大きなリスクです。
病院の書類を電子化する5つのメリット
前述のような課題を解決する手段として、病院の書類電子化が注目されています。ここでは、電子化によって得られる具体的なメリットを5つご紹介します。
| メリット | 具体的な効果 |
| 1. 業務効率の飛躍的向上 | キーワード検索で必要な書類を瞬時に発見。書類を探す手間がゼロになり、本来の業務に集中できる時間が増えます。稟議や申請などもシステム上で完結し、承認プロセスが高速化します。 |
| 2. コストの大幅な削減 | 書類保管用の物理スペースが不要に。外部倉庫の賃料やキャビネット購入費を削減できます。また、印刷代、インク代、紙代などの消耗品費も大幅にカットできます。 |
| 3. セキュリティの強化 | アクセス権限設定により、閲覧・編集できるスタッフを制限可能。操作ログも記録されるため、不正な持ち出しや閲覧を抑止できます。物理的な盗難や紛失リスクもなくなります。 |
| 4. 迅速な情報共有と連携強化 | 複数のスタッフが同時に同じ書類にアクセス可能。院内LANやクラウド経由でどこからでも最新情報を確認でき、チーム医療や多職種連携がスムーズになります。 |
| 5. BCP（事業継続計画）対策 | データはクラウド上や複数のサーバーにバックアップされるため、災害時にも大切な医療情報が消失するリスクを低減。有事の際も迅速な事業復旧が可能になります。 |
メリット1：業務効率の飛躍的向上
書類を電子化する最大のメリットは、検索性の向上です。患者名や日付、書類の種類などのキーワードで検索すれば、瞬時に目的の書類を見つけ出せます。これまで書類探しに費やしていた時間を大幅に削減し、その分、患者さんへの対応や本来の専門業務に集中できるようになります。
メリット2：コストの大幅な削減
ペーパーレス化が進むことで、紙の購入費、印刷にかかるトナー代、コピー機やプリンターのリース・メンテナンス費用が削減されます。さらに、書類を保管していた書庫やキャビネットスペースを別の用途に有効活用できるため、スペースコストの削減にも繋がります。
メリット3：セキュリティの強化
「電子データはセキュリティが不安」と感じる方もいるかもしれませんが、適切なシステムを導入すれば、紙媒体よりもはるかに強固なセキュリティを構築できます。
- アクセス制御： 役職や部署に応じて、ファイルやフォルダへのアクセス権限を細かく設定。
- 操作ログ管理： 「誰が」「いつ」「どのファイルに」アクセスしたかの記録が残り、不正利用を抑止。
- 暗号化： 通信経路やサーバー上のデータを暗号化し、情報漏洩を防止。
メリット4：迅速な情報共有と連携強化
電子化された書類は、ネットワークを通じてリアルタイムに共有できます。医師や看護師、検査技師、事務スタッフなど、異なる部署のスタッフが同時に最新の情報を確認できるため、カンファレンスや申し送りがスムーズになり、チーム医療の質向上に貢献します。
メリット5：BCP（事業継続計画）対策
災害時に紙のカルテや重要書類がすべて失われてしまったら、病院の機能は完全に停止してしまいます。書類を電子化し、データを遠隔地のデータセンターなどにバックアップしておくことで、万が一の事態が発生しても重要な情報を守り、早期の診療再開が可能になります。
病院における書類電子化の進め方【5ステップ】
実際に病院で書類の電子化を進めるには、どのような手順を踏めばよいのでしょうか。ここでは、失敗しないための基本的なステップをご紹介します。
Step1：目的と対象範囲の明確化
まずは「何のために電子化するのか」という目的を明確にしましょう。「書類を探す時間を削減したい」「情報共有をスムーズにしたい」「保管コストを削減したい」など、目的を具体的にすることで、導入すべきシステムや優先順位が見えてきます。
同時に、どの書類から電子化に着手するのか、対象範囲を決定します。いきなり全ての書類を対象にするのではなく、まずは「同意書」や「院内回覧物」など、特定の部署や種類の書類からスモールスタートするのが成功の秘訣です。
Step2：現状の書類の洗い出しと整理
次に、院内にどのような書類が、どれくらいの量存在し、どのように管理・運用されているかを把握します。法定保存期間が過ぎている不要な書類は、この機会に廃棄しましょう。現状を可視化することで、電子化後の運用ルールを設計しやすくなります。
Step3：システムの選定
目的と要件に合った文書管理システムを選定します。選定時には以下のポイントを確認しましょう。
- セキュリティ： 病院の機密情報を守るための十分なセキュリティ機能があるか。
- 操作性： ITに不慣れな職員でも直感的に使えるか。
- 法令対応： e-文書法や電子帳簿保存法など、関連法規に対応しているか。
- サポート体制： 導入時やトラブル発生時のサポートは充実しているか。
- 連携性： 既存の電子カルテや医事会計システムと連携できるか。
Step4：運用ルールの策定と周知
システムを導入するだけでは電子化は成功しません。ファイルの命名規則、フォルダの階層構造、保存・更新・廃棄のルール、アクセス権限の範囲など、具体的な運用ルールを策定し、院内全体に周知徹底することが重要です。
Step5：スモールスタートと評価・改善
まずは特定の部署で試験的に導入を開始し、運用上の問題点や改善点を洗い出します。利用者からのフィードバックを収集し、ルールやシステム設定を改善しながら、徐々に対象範囲を拡大していくことで、全院的な導入をスムーズに進めることができます。
【電帳法対応】病院の書類電子化なら「スペシウム」
ここまで病院における書類電子化の重要性やメリットを解説してきましたが、「どのシステムを選べば良いかわからない」とお悩みの方も多いでしょう。
そんな病院の書類管理・電子化には、改正電子帳簿保存法に対応したクラウド文書管理システム「スペシウム」がおすすめです。
スペシウムが病院におすすめな理由
1. 改正電子帳簿保存法に完全対応
2024年1月から完全義務化された電子帳簿保存法に準拠しており、請求書や領収書などの国税関係書類を法令要件を満たした形で電子保存できます。経理・総務部門のペーパーレス化を安心して進められます。
2. 高度なセキュリティで機密情報を保護
病院が扱う書類には機密情報が多く含まれますが、スペシウムは高度なセキュリティ機能を備えています。IPアドレス制限や二段階認証、詳細なアクセス権限設定により、不正アクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑え、大切な情報を守ります。
3. AI-OCR機能でデータ入力の手間を削減
搭載されたAI-OCR機能を使えば、紙の書類をスキャンするだけで、日付・金額・取引先名といった情報を自動でデータ化できます。手入力の手間とミスを大幅に削減し、業務効率を格段に向上させます。
4. シンプルな操作性で誰でも使いやすい
スペシウムは、直感的で分かりやすいインターフェースが特徴です。パソコン操作が苦手なスタッフでも簡単に使うことができるため、院内への導入もスムーズに進みます。
5. 充実のサポート体制
導入前の相談から運用開始後のサポートまで、専門スタッフが手厚く支援します。改正電帳法対応に関するコンサルティングも行っており、法令に関する不安も解消できます。
病院の書類電子化は、もはや避けては通れない重要な経営課題です。書類を探す手間と時間を削減し、より質の高い医療サービスを提供するために、クラウド文書管理システム「スペシウム」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
まずは資料請求や無料相談で、自院の課題がどのように解決できるかを確認してみてください。
