千葉の病院・医院向け：紙カルテ保管のコツ

千葉県内の病院・医院の皆様、紙カルテの保管でお困りではありませんか？診療報酬の請求や患者様の情報を守るために、紙カルテの適切な保管は非常に重要です。本記事では、千葉県の医療機関に向けて、紙カルテの保管方法のコツを詳しく解説します。

紙カルテ保管の重要性

紙カルテは、患者様の診療記録としてだけでなく、法的な証拠としても重要な役割を果たします。適切な保管方法を怠ると、紛失や破損、情報漏洩のリスクが高まり、医療機関の信頼を損なう可能性があります。

• 患者様のプライバシー保護
• 法的要件の遵守
• 診療情報の正確性維持
• 診療効率の向上

紙カルテ保管の基本ルール

紙カルテの保管には、法律で定められた期間や方法があります。以下の基本ルールを遵守しましょう。

保管期間

診療録（カルテ）は、原則として診療終了後5年間の保管が義務付けられています（医療法第24条）。

保管場所

温湿度管理が徹底された、清潔で安全な場所に保管する必要があります。火災や水害のリスクを避けることも重要です。

アクセス制限

許可された職員のみがアクセスできるように、保管場所の鍵の管理や入退室管理を徹底しましょう。

千葉の医療機関向け：保管のコツ

千葉県の医療機関が紙カルテを保管する上で、特に注意すべき点を解説します。

保管スペースの確保

限られたスペースを有効活用するために、高密度書庫や移動棚の導入を検討しましょう。紙カルテを整理し、保管場所を最適化することが重要です。

温湿度管理の徹底

千葉県の気候は、夏は高温多湿、冬は乾燥します。適切な温湿度管理を行い、紙カルテの劣化を防ぎましょう。エアコンや除湿機、加湿器などを活用し、一定の環境を保つことが大切です。

災害対策

千葉県は、地震や台風などの自然災害のリスクが高い地域です。紙カルテを水濡れや火災から守るために、耐水性・耐火性の保管庫を導入したり、バックアップデータを別の場所に保管したりするなどの対策を講じましょう。

個人情報保護の徹底

紙カルテには、患者様の個人情報が記載されています。情報漏洩を防ぐために、閲覧・持ち出しのルールを明確化し、従業員への教育を徹底しましょう。

紙カルテ保管方法の選択肢

紙カルテの保管方法には、いくつかの選択肢があります。それぞれのメリット・デメリットを比較し、自院に最適な方法を選びましょう。

電子化という選択肢

紙カルテの保管における課題を解決する方法として、電子化が注目されています。電子化することで、保管スペースの削減、検索性の向上、セキュリティ強化など、多くのメリットが得られます。

電子化のメリット

• 保管スペースの大幅削減
• 検索性の向上による業務効率化
• セキュリティ強化による情報漏洩リスクの軽減
• 災害時のバックアップ対策

電子化の注意点

電子化には、初期費用や運用コストがかかることや、システム障害のリスクがあることに注意が必要です。信頼できる業者を選定し、十分な準備と計画を立ててから導入しましょう。

電帳法対応：クラウド文書管理システムのご紹介

紙カルテを電子化する上で、電子帳簿保存法（電帳法）への対応は必須です。そこで、当社の提供するクラウド文書管理システムをご紹介します。

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• スキャナ連携による簡単取り込み
• OCR機能による文字認識
• 高度な検索機能
• アクセス権限管理
• 改ざん防止機能

千葉県内の多くの医療機関で導入実績があり、紙カルテの保管に関する課題解決に貢献しています。無料トライアルもご用意していますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

紙カルテの保管方法は、医療機関の運営において重要な要素です。本記事でご紹介したコツを参考に、自院に最適な保管方法を見つけ、安全・安心な医療を提供しましょう。千葉県の医療機関の皆様のお役に立てれば幸いです。