電子帳簿保存法をわかりやすく解説！いつから？何をすべきか？

「最近よく聞く『電子帳簿保存法』って、結局どういう法律なの？」
「対応が必要って聞いたけど、いつから？うちみたいな個人事業主も関係ある？」
「具体的に何をすればいいのか、わかりやすく教えてほしい！」
事業を行うすべての方に関わる「電子帳簿保存法（でんしちょうぼほぞんほう）」。
言葉は知っていても、その中身は複雑で、どこから手をつければ良いか分からず、後回しにしてしまっている方も多いのではないでしょうか。
しかし、2024年1月からは、一部のルールが完全に義務化され、「知らなかった」では済まされない状況になっています。
この記事では、そんな電子帳簿保存法について、法律の知識がない方でもスッキリ理解できるよう、以下の3つのポイントに絞って、とことんわかりやすく解説します。

• 【そもそも何？】電子帳簿保存法とはどんな法律か
• 【いつから？】義務化の対象と時期
• 【何をすべきか？】今すぐ始めるべき具体的な対応策

この記事を最後まで読めば、電子帳簿保存法への漠然とした不安がなくなり、自社が「いつまでに」「何をすべきか」が明確になります。面倒な法律対応を、むしろ業務効率化のチャンスに変えていきましょう。

【超入門】電子帳簿保存法とは？わかりやすく3つのポイントで解説

まずは、電子帳簿保存法とは何か、その基本のキから見ていきましょう。

ポイント1：紙の書類を「電子データ」で保存するルール

電子帳簿保存法をひと言でわかりやすく言うと、「今まで紙での保存が必須だった税金関係の書類を、一定のルールを守れば電子データ（PDFなど）のまま保存していいですよ」という法律です。

対象となるのは、国税関係の「帳簿」と「書類」です。

• 帳簿の例：仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳など
• 書類の例：請求書、領収書、契約書、見積書など

この法律は、ペーパーレス化を進めて会社のコストを削減したり、書類を探す手間を省いて業務を効率化したりすることを目指して作られました。

ポイント2：保存方法は3種類ある

電子帳簿保存法では、データの種類に応じて保存方法が3つの区分に分けられています。この3つの違いを理解することが、対応の第一歩です。

この表で最も重要なのが、③の「電子取引データ保存」です。
①と②は「やってもやらなくてもいい（任意）」ですが、③だけはすべての事業者（法人・個人事業主）に「必ずやらなければいけない（義務）」と定められています。これが、今、電子帳簿保存法が大きな話題となっている最大の理由です。

ポイント3：「電子取引」の具体例

「電子取引って言われてもピンとこない…」という方も多いでしょう。実は、私たちの身の回りには電子取引がたくさんあります。

【これらもすべて電子取引です！】

• メールに添付されてきた請求書のPDF
• Amazonや楽天の購入ページからダウンロードした領収書
• クラウド請求書サービスで発行・受領した請求書
• クレジットカードのWeb明細
• 交通系ICカード（Suicaなど）の利用履歴データ
• LINEなどのチャットツールで送られてきた見積書

このように、インターネットを介してやり取りした書類データは、ほぼすべてが「電子取引」に該当します。

【いつから？】電子取引データの保存義務化はすでに始まっている！

次に、多くの人が気になる「いつから？」という疑問にお答えします。結論から言うと、義務化はすでにスタートしています。

2024年1月1日から完全義務化

電子取引データの電子保存義務化は、2022年1月の法改正で定められましたが、事業者の準備が間に合わないことを考慮して、2年間の「宥恕（ゆうじょ）措置」という猶予期間が設けられていました。

この宥恕措置が2023年12月31日をもって終了しました。

つまり、2024年1月1日以降に行われた電子取引については、すべての事業者が、法律で定められた要件に従ってデータを保存しなければなりません。

これまでの「印刷して紙で保存」はNGに

これまで、メールで受け取った請求書を印刷し、紙の請求書と一緒にファイリングしていた経理担当者の方も多いと思います。

しかし、この方法は2024年1月1日以降、原則として認められなくなりました。
電子データで受け取ったものは、必ず電子データのまま保存する必要があります。このルール変更が、今回の対応で最も注意すべきポイントです。

「猶予措置」もあるけれど…

「どうしてもシステムの導入が間に合わない！」という事業者のために、2024年1月からは新たな「猶予措置」が設けられています。

【猶予措置の要件】
以下の①と②の両方を満たしている場合には、（中略）電子データを単純に保存しておくだけでよいこととされます。
① 保存時に満たすべき要件に従って電子データを保存することができなかったことについて、税務署長が相当の理由があると認める場合
② 税務調査等の際に、電子データの「ダウンロードの求め」及びその電子データをプリントアウトした書面の提示・提出の求めに応じることができるようにしている場合

（出典：国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問61）

簡単に言うと、「システム導入が間に合わないなどの正当な理由があり、かつ、税務調査の時にデータと印刷した紙をすぐに出せるなら、ひとまず厳しいルールは免除します」というものです。

ただし、これはあくまで一時的な措置です。「何もしなくていい」という意味では決してなく、すべての事業者は、本来のルールに沿った保存体制を構築することが求められています。

【何をすべきか？】今すぐできる対応策を3ステップでわかりやすく解説

「義務化されたのはわかったけど、じゃあ具体的に何をすればいいの？」という疑問にお答えします。以下の3ステップで進めれば、誰でも迷わず対応を始められます。

Step1：自社の現状をチェックする

まずは、自社でどのような電子取引が行われているかを把握することから始めましょう。

• どんな書類を？：請求書、領収書、見積書、納品書など
• どうやってやり取りしてる？：メール添付、Webサイトからのダウンロード、クラウドサービスなど
• 誰が管理してる？：経理担当者、営業担当者、それとも各々がバラバラに？
• どこに保存してる？：共有サーバー、個人のPC、クラウドストレージなど

現状を書き出して「見える化」することで、どこに問題があるのか、どんなルールが必要なのかがはっきりします。

Step2：データの保存ルールを決める

次に、洗い出した電子データをどのように保存していくか、社内ルールを決めます。システムを導入しない場合でも、最低限、以下のルールは決めておきましょう。

【手作業で管理する場合のルール例】

1. フォルダを整理する
   誰が見てもわかるように、フォルダを「年」「月」「取引先」などで階層化します。
   （例：「2024年」→「10月」→「株式会社A商事」）
2. ファイル名を統一する
   「取引日_取引先名_金額.pdf」のように、ファイル名の付け方を統一します。これにより、後から探しやすくなります。
   （例：「20241026_A商事_110000.pdf」）
3. Excelで索引簿（管理台帳）を作る
   保存したファイルの一覧表をExcelなどで作成します。ファイル名、取引日、取引先、金額、書類の種類などを記録しておけば、法律で定められた「検索機能の確保」の要件を満たすことができます。

これらのルールを文書化し、関係者全員で共有することが重要です。

Step3：電帳法対応システムを導入する

手作業での管理は、取引件数が少ないうちは可能かもしれませんが、件数が増えるにつれて、ファイル名の変更や台帳入力の手間が膨大になり、ミスも起こりやすくなります。
そこでおすすめなのが、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入です。
システムを導入すれば、

• 法令要件を自動で満たせる
• ファイル名の変更や台帳入力の手間がなくなる
• 書類を探す時間が大幅に短縮される
• 保存漏れや入力ミスなどのヒューマンエラーを防げる

など、多くのメリットがあります。
長期的に見れば、手作業の負担やリスクを考えると、システム導入が最もわかりやすく、確実で、効率的な解決策と言えるでしょう。

対応しないとどうなる？隠れたリスク

最後に、もし電子帳簿保存法の義務に対応しなかった場合に、どのようなリスクがあるのかもわかりやすくお伝えします。

最も重い罰則は「青色申告の承認取り消し」です。これが取り消されると、最大65万円の特別控除などが受けられなくなり、納税額が大幅に増える可能性があります。

また、悪質な隠蔽や仮装と判断された場合、通常の追徴課税に加えて、最大で本来の税額の50%もの重加算税が課されることもあります。

「うちは大丈夫だろう」と安易に考えず、法令を遵守する体制を整えることが、結果的に会社を守ることにつながります。

「何をすべきか？」の最適解！クラウド文書管理システム「スペシウム」

「システムのメリットはわかったけど、たくさんありすぎて選べない…」
「ITは苦手だし、操作が難しそう…」
そんな方にこそおすすめしたいのが、“わかりやすさ”と“安心”を追求したクラウド文書管理システム「スペシウム」です。

なぜ「スペシウム」が選ばれるのか？

特徴1：とにかくシンプルで使いやすい！

スペシウムは、ITに不慣れな方でも直感的に操作できるシンプルなデザインが魅力です。請求書や領収書はドラッグ＆ドロップでアップロードするだけ。マニュアルを読まなくても、すぐに使い始めることができます。

特徴2：JIIMA認証取得で法令対応も安心！

スペシウムは、電子帳簿保存法の法的要件を満たしていることを証明する「JIIMA認証」を取得しています。これを使っていれば、法改正のたびに「このままで大丈夫だろうか…」と不安になる必要はありません。安心して本業に集中できます。

（取得認証：電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証、電子取引ソフト法的要件認証）

特徴3：中小企業に嬉しい価格設定

高機能ながら、月額10,780円（税込）からという、導入しやすい価格設定も大きな特徴です。コストを抑えながら、法令遵守とバックオフィスのDX（デジタル化）を同時に実現します。

スペシウムで、面倒な経理作業がこう変わる！

スペシウムを導入すれば、電子帳簿保存法への対応が完了するだけでなく、日々の経理業務が劇的に効率化します。

電子帳簿保存法への対応は、もはや避けては通れない経営課題です。
面倒な義務だと捉えるのではなく、これを機に「スペシウム」で社内のペーパーレス化と業務効率化を一気に進めてみませんか？

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まとめ：電子帳簿保存法を正しく理解して、スマートに対応しよう

今回は、電子帳簿保存法について、「いつから？」「何をすべきか？」という疑問を中心に、わかりやすく解説しました。
最後に、重要なポイントをもう一度おさらいします。

• 【法律の概要】税金関係の書類を、ルールに従って電子データで保存する法律。
• 【いつから？】「電子取引」データの電子保存は、2024年1月1日から全事業者で義務化されている。
• 【何をすべきか？】まずは現状把握とルール作りから。しかし、長期的には法令対応のシステム導入が最も確実で効率的。
• 【注意点】対応しないと青色申告の取り消しなどの罰則リスクがある。

電子帳簿保存法への対応は、バックオフィス業務のあり方を見直す絶好のチャンスです。この記事を参考に、自社に合った方法で、着実に対応を進めていきましょう。