まだ紙で保管？茨城の企業向け書類クラウド化入門

「オフィスのキャビネットや倉庫が、いつの間にか書類でパンパン…」
「必要な書類がすぐに見つからず、探すだけで時間が過ぎてしまう」
「災害が起きたら、会社の重要書類は大丈夫だろうか？」

茨城県内で事業を営む多くの企業が、このような紙の書類管理に関する課題を抱えているのではないでしょうか。ペーパーレス化が叫ばれて久しいですが、どこから手をつけていいか分からず、後回しになっているケースも少なくありません。

しかし、その「後回し」が、実は見えないコスト増や業務効率の低下、さらには事業継続のリスクに繋がっているかもしれません。

この記事では、茨城の企業様に向けて、書類のクラウド化という解決策を基本から分かりやすく解説します。なぜ今クラウド化が必要なのか、具体的なメリット、そして導入を成功させるためのステップまで、これ一本で理解できる「入門ガイド」です。DX（デジタルトランスフォーメーション）の第一歩として、まずは身近な書類管理から見直してみませんか？

そもそも「書類のクラウド化」とは？

「クラウド」という言葉はよく聞くけれど、具体的にどういうこと？と疑問に思う方もいるかもしれません。

書類のクラウド化とは、一言でいえば「紙の書類をスキャンなどでデジタルデータに変換し、インターネット上にある安全な保管場所（＝クラウドストレージ）で管理・活用すること」です。

これまでのように、社内のファイルサーバーや個人のPCにデータを保存するのとは少し異なります。

クラウド上にデータを保管することで、インターネット環境さえあれば、いつでも・どこからでも必要な情報にアクセスできるようになります。本社と支店、オフィスとテレワーク中の自宅など、場所の制約を受けずにスムーズな情報共有が実現するのが最大の特長です。

つまり、会社の重要資産である「書類」を、より安全かつ効率的に活用するための新しい管理方法が「クラウド化」なのです。

茨城県の企業が書類をクラウド化すべき5つの理由

では、なぜ特に茨城県の企業にとって書類のクラウド化が重要なのでしょうか。漠然としたメリットだけでなく、地域性も踏まえた具体的な5つの理由をご紹介します。

理由1：保管コストとスペースの抜本的な削減

紙の書類は、保管しているだけでコストがかかり続けます。オフィス内のキャビネットが占有するスペースも、見方を変えれば貴重なワークスペースを圧迫していることになります。

• 物理的な保管コスト： 書類保管用の倉庫やレンタルスペースの賃料、キャビネットやファイル棚の購入費用。
• 消耗品・印刷コスト： 紙代、インク・トナー代、ファイルやバインダーの費用。

これらのコストは、一つひとつは小さくても、年間を通してみると決して無視できない金額になります。書類をクラウド化すれば、これらの物理的なコストを大幅に削減できます。オフィススペースを有効活用できれば、より快適で生産性の高い職場環境づくりにも繋がります。

理由2：業務効率の大幅な向上

「あの契約書、どこにしまったかな…」「経理部に申請したはずの請求書が見当たらない…」こんな経験はありませんか？

ある調査では、ビジネスパーソンは1年間に約150時間も書類探しに費やしているというデータもあります。これは大きな機会損失です。

書類をクラウド化すれば、PC上でキーワードを入力するだけで、膨大なデータの中から目的の書類を一瞬で検索できます。これにより、以下のような業務効率化が期待できます。

• 検索時間のゼロ化： 書類を探す無駄な時間がなくなり、本来の業務に集中できます。
• 情報共有の迅速化： 水戸市の本社とつくば市の支店、日立市の工場など、茨城県内の拠点間でリアルタイムに情報を共有・確認できます。承認フローも電子化すれば、意思決定のスピードが格段に向上します。
• 業務の属人化防止：担当者しか書類の場所を知らない、といった状況を防ぎ、誰でも必要な情報にアクセスできる体制を構築できます。

理由3：BCP（事業継続計画）対策とセキュリティ強化

茨城県は、東日本大震災の経験や、那珂川・利根川の氾濫による水害など、自然災害のリスクと隣り合わせの地域です。万が一の事態が発生した際、紙の書類は一瞬で失われてしまう可能性があります。

契約書や顧客台帳、財務諸表といった重要書類が失われれば、事業の継続そのものが困難になりかねません。

書類をクラウド化し、堅牢なデータセンターにデータを保管しておくことは、最も有効なBCP対策の一つです。データが複数の拠点でバックアップされていれば、本社が被災しても事業を止めずに済みます。

また、セキュリティ面でもクラウドは優れています。

• アクセス権限設定： 役職や部署ごとに「閲覧のみ」「編集可能」といった細かい権限を設定でき、内部からの情報漏洩を防ぎます。
• ログ管理： 「いつ」「誰が」「どのファイルに」アクセスしたか記録が残るため、不正な操作を抑止・追跡できます。
• 紛失・盗難リスクの低減： 書類を物理的に持ち出す必要がなくなり、紛失や盗難のリスクが大幅に減少します。

理由4：テレワークなど多様な働き方への対応

つくばエクスプレス沿線を中心に、都内への通勤者も多い茨城県では、テレワークという働き方が定着しつつあります。優秀な人材を確保し、従業員満足度を高めるためにも、柔軟な働き方への対応は不可欠です。

しかし、紙の書類がオフィスにしかない状態では、「請求書処理のために出社する」「契約書に押印するために出社する」といった「ハンコ出社」から抜け出せません。

書類のクラウド化は、テレワークやハイブリッドワークを本格的に導入するための基盤となります。場所に縛られずに業務を遂行できる環境は、生産性向上はもちろん、茨城での「働き方改革」を推進する上で強力な武器となるでしょう。

理由5：2024年からの電子帳簿保存法への完全対応

これは「メリット」というよりも、すべての事業者が対応すべき「義務」です。2024年1月1日から、電子帳簿保存法（電帳法）が改正され、電子取引で授受したデータ（PDFの見積書や請求書など）は、電子データのまま保存することが完全義務化されました。

「うちはまだ紙で出力して保存しているから…」という対応は、もう認められません。

どうせ電子データの保存に対応する必要があるのなら、この機会に紙で受け取った請求書や領収書などもスキャンして、一括でクラウド管理するのが最も効率的です。法対応をきっかけに社内全体の書類をクラウド化することで、これまで述べてきた全てのメリットを享受できます。

茨城で書類クラウド化を始めるための4ステップ

「メリットは分かったけど、何から始めれば…」という方のために、具体的な導入ステップを解説します。

ステップ1：現状の書類の棚卸しと対象範囲の決定

まずは、社内にどんな書類が、どれくらいの量あるのかを把握する「棚卸し」から始めます。

1. 書類の分類： 契約書、請求書、稟議書、人事書類など、種類ごとに分けます。
2. 保管状況の確認： 各書類の保管場所、保管年数、利用頻度などをリストアップします。
3. 対象範囲の決定： 全ての書類を一度にクラウド化するのは大変です。まずは「利用頻度が高い」「法的に保存義務がある」「複数の部署で共有する」といった書類から、優先順位をつけてスモールスタートするのが成功の秘訣です。例えば、「経理部の請求書と領収書から始める」といった形です。

ステップ2：クラウドサービスの選定と比較

書類クラウド化の成否を分ける最も重要なステップです。自社に合ったサービスを慎重に選びましょう。比較すべきポイントを以下の表にまとめました。

※OCR（光学的文字認識）：画像データ内の文字を読み取り、テキストデータに変換する技術。これにより、ファイル名だけでなく文書の中身もキーワード検索できるようになる。

ステップ3：紙書類のスキャン（電子化）作業

対象の紙書類をスキャンしてPDFなどの電子データに変換します。方法は大きく分けて2つあります。

• 自社で行う：複合機やスキャナーを使って社内で行う方法。コストを抑えられますが、量が多いと時間と手間がかかります。
• 専門業者に委託する：スキャニング代行サービスを利用する方法。コストはかかりますが、高品質なデータ化をスピーディーに行ってくれます。スペシウムも対応しています。

書類の量や重要度に応じて、最適な方法を選びましょう。

ステップ4：社内ルールの策定と運用開始

ただクラウドに保存するだけでは、かえって混乱を招くこともあります。運用をスムーズにするため、事前に社内ルールを決めましょう。

• ファイル命名規則： 例「【契約書】20240520_株式会社〇〇様」など、誰が見ても分かるルールを決める。
• フォルダ構成： 「年度別」→「取引先別」→「書類種別」など、階層構造を統一する。
• 保存・廃棄ルール： 書類の法定保存期間に基づき、いつまで保存し、いつ廃棄するかを決める。
• 権限設定ルール： 誰がどのフォルダまでアクセスできるかを定義する。

ルールが固まったら、社員向けに説明会を開くなどして周知を徹底し、いよいよ運用開始です。最初は戸惑うこともあるかもしれませんが、徐々に慣れていくはずです。

まとめ：茨城での書類クラウド化は、未来への投資

「まだ紙で保管？」という問いかけから始まったこの記事も、いよいよまとめです。

茨城県の企業にとって、書類のクラウド化は単なるコスト削減や業務効率化の手段ではありません。それは、災害に強い事業基盤を築き、多様な働き方を可能にし、法改正にも対応する、まさに「未来への投資」です。

保管スペースの圧迫や、書類探しの無駄な時間から解放され、より創造的で付加価値の高い業務に集中できる環境。それこそが、これからの時代を勝ち抜く企業の姿ではないでしょうか。まずは小さな範囲からでも、クラウド化への第一歩を踏み出してみることを強くお勧めします。

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