Google Driveとは？初心者向けに機能・料金・使い方を解説

「Google Drive（グーグルドライブ）って名前は聞くけど、一体どんなサービスなの？」
「無料で使えるって本当？何ができるのかよくわからない…」

このような疑問をお持ちではないでしょうか。Google Driveは、今や個人利用からビジネスシーンまで、なくてはならないツールの一つです。しかし、多機能がゆえに「何から手をつけていいかわからない」と感じる初心者の方も少なくありません。

この記事では、Google Driveとは何か？という基本的な知識から、具体的な機能、料金プラン、そして初心者でも今日から始められる基本的な使い方まで、丁寧にわかりやすく解説していきます。

この記事を最後まで読めば、あなたはGoogle Driveを自信を持って使いこなし、日々の作業効率を格段にアップさせることができるでしょう。

Google Drive（グーグルドライブ）とは？

Google Driveとは、Googleが提供するオンラインストレージサービスです。簡単に言えば、「インターネット上にある、自分専用の巨大な保管庫（ハードディスク）」のようなものです。

作成した文書ファイル、大切な写真、仕事の資料など、あらゆるデジタルデータをインターネット上に保存し、いつでもどこでも、パソコンやスマートフォン、タブレットなど様々なデバイスからアクセスすることができます。

従来のように、USBメモリでデータを持ち運んだり、メールに添付して自分に送ったりする必要はもうありません。Googleアカウントさえあれば、誰でも無料で15GBの容量を利用開始できる手軽さから、世界中の多くのユーザーに利用されています。個人のデータ管理はもちろん、チームでのファイル共有や共同作業にも絶大なパワーを発揮する、非常に便利なサービスです。

Google Driveの知っておくべき主要機能5選

Google Driveがただの「ファイル置き場」ではないことは、その多彩な機能を知ることで理解できます。ここでは、特に知っておくべき主要な機能を5つご紹介します。

1. クラウドでのファイル保管と簡単な共有

Google Driveの最も基本的な機能が、ファイルの保管と共有です。

• ファイル保管：WordやExcel、PDF、画像、動画、音声ファイルなど、ほぼ全ての形式のファイルをアップロードして保存できます。
• ファイル共有：保存したファイルやフォルダは、特定の相手とだけ共有したり、リンクを知っている人全員に公開したりと、柔軟な設定が可能です。「閲覧のみ」「コメント可」「編集可」といった権限も細かく設定できるため、安全に共同作業を進められます。

プロジェクトメンバーと資料を共有したり、友人に旅行の写真を共有したりと、用途は無限大です。

2. Google純正アプリとのシームレスな連携

Google Driveは、Microsoft Officeのように使える無料のWebアプリケーションと強力に連携しています。これらは全てブラウザ上で動作し、作成したファイルは自動的にGoogle Driveに保存されます。

• Googleドキュメント：Microsoft Wordのように、文書作成ができます。
• Googleスプレッドシート：Microsoft Excelのように、表計算やグラフ作成ができます。
• Googleスライド：Microsoft PowerPointのように、プレゼンテーション資料が作成できます。

これらの最大の特長は「リアルタイム同時編集」機能です。複数の人が同じファイルに同時にアクセスし、誰がどこを編集しているかを見ながら作業を進めることができます。これにより、会議をしながら議事録を全員で作成したり、企画書をチームでブラッシュアップしたりといった作業が非常にスムーズになります。

3. ファイルの中身まで探せる強力な検索機能

「あの資料、どこに保存したかな…」とファイルを探すのに時間を取られた経験はありませんか？
Google Driveの検索機能は非常に優秀で、ファイル名だけでなく、文書ファイル（PDFやドキュメント）の中のテキストまで検索対象になります。

さらに、OCR（光学的文字認識）技術により、画像に含まれている文字すら検索できることもあります。これにより、目的のファイルを素早く見つけ出すことができ、作業時間を大幅に短縮できます。

4. マルチデバイス対応でどこからでもアクセス可能

Google Driveは、様々なデバイスから利用できるように設計されています。

• パソコン（Webブラウザ）：インターネットに接続されたPCがあれば、どこからでもアクセスできます。
• パソコン（デスクトップアプリ）：専用アプリをインストールすれば、PC上のフォルダと同じ感覚でファイルを扱え、オフラインでも作業が可能です。
• スマートフォン・タブレット（専用アプリ）：iOS、Android向けにアプリが提供されており、外出先からでもファイルの閲覧や編集、アップロードが簡単に行えます。

家でPCで作成した資料を、移動中の電車内でスマホで確認・修正するといった、場所に縛られない働き方を実現します。

5. Gmailなど他のGoogleサービスとの便利な連携

Google Driveは、他のGoogleサービスと連携することで、さらにその利便性が向上します。

• Gmail：メールに添付されたファイルを直接Google Driveに保存したり、逆にGoogle Drive内のファイルをメールに添付（最大25MBを超えるファイルはリンクとして挿入）したりできます。
• Googleフォト：以前はGoogle Driveの容量と共有していましたが、現在は分離されています。しかし、スマホで撮った写真をバックアップするのに便利なサービスです。
• Googleフォーム：アンケートなどを作成できるフォームと連携し、集まった回答を自動的にGoogleスプレッドシートにまとめて分析することができます。

Google Driveの料金プランを比較解説

Google Driveは無料で始められますが、より多くの容量が必要になった場合は有料プランにアップグレードできます。ここでは個人の無料プランと、有料プランである「Google One」について解説します。

※料金は2023年時点のものです。最新の情報は公式サイトをご確認ください。

無料の15GBは、Google Driveだけでなく、GmailやGoogleフォト（高画質設定でのバックアップ）と共有の容量である点に注意が必要です。写真や動画をたくさん保存すると、すぐに容量が不足する可能性があるため、その際はGoogle Oneへのアップグレードを検討しましょう。

また、ビジネス用途では、独自ドメインのメールアドレスや高度なセキュリティ機能を備えた「Google Workspace」というプランも用意されています。

【初心者向け】Google Driveの基本的な使い方4ステップ

それでは、実際にGoogle Driveを使ってみましょう。ここでは、初心者の方が最低限覚えておきたい基本的な使い方を4つのステップで解説します。

ステップ1：Googleアカウントを作成する

Google Driveを利用するには、Googleアカウントが必須です。Gmailをすでに利用している方は、そのアカウントでログインすればすぐに使い始められます。まだ持っていない方は、Googleの公式サイトから無料で簡単に作成できます。

ステップ2：ファイルをアップロードしてフォルダで整理する

Google Driveにログインしたら、まずはファイルをアップロードしてみましょう。

1. 画面左上の「+ 新規」ボタンをクリックし、「ファイルのアップロード」または「フォルダのアップロード」を選択します。
2. PC内のファイルやフォルダを選択すると、アップロードが開始されます。
3. または、PC上のファイルやフォルダを直接ブラウザの画面にドラッグ＆ドロップするだけでも、簡単にアップロードできます。

ファイルが増えてきたら、フォルダを作成して整理するのがおすすめです。「+ 新規」ボタンから「新しいフォルダ」を選択し、「仕事用」「プライベート」など、わかりやすい名前を付けて管理しましょう。

ステップ3：他のユーザーとファイルを共有する

Google Driveの真価は共有機能にあります。ファイルを共有する方法は簡単です。

1. 共有したいファイルまたはフォルダを右クリックし、「共有」を選択します。
2. 共有したい相手のメールアドレス（Gmailアドレス）を入力し、右側のプルダウンで権限（編集者、閲覧者（コメント可）、閲覧者）を設定します。
3. 「送信」ボタンをクリックすると、相手に通知メールが届きます。

不特定多数の人と共有したい場合は、「一般的なアクセス」を「リンクを知っている全員」に変更し、リンクをコピーして相手に伝えましょう。この際、権限設定を間違えると意図しない相手に編集されてしまう危険があるため、慎重に設定してください。

ステップ4：デスクトップ版アプリをインストールする（任意）

より便利に使いたい方には、デスクトップ版「Google Drive for desktop」のインストールをおすすめします。これをインストールすると、PCのフォルダ（エクスプローラーやFinder）内にGoogle Driveのフォルダが作成され、インターネット上のファイルと自動的に同期されるようになります。

これにより、いちいちブラウザを開かなくても、いつも使っているフォルダと同じ感覚でファイルを扱えるようになり、作業効率がさらに向上します。

Google Driveをビジネスで利用するメリットと注意点

Google Driveは、ビジネスシーンでも強力なツールとなります。そのメリットと、利用する上での注意点を理解しておきましょう。

ビジネス利用の3つのメリット

1. コスト削減：高価なオフィスソフトやファイルサーバーを導入しなくても、無料でファイル共有・編集環境が整います。ペーパーレス化も促進でき、印刷コストや保管スペースの削減にも繋がります。
2. 業務効率の向上：リアルタイム同時編集機能により、複数人での作業が格段にスムーズになります。また、どこからでも最新のファイルにアクセスできるため、テレワークや外出先での業務にも柔軟に対応できます。
3. 情報共有の迅速化：大容量のファイルもリンクを送るだけで簡単に共有でき、メールの添付容量を気にする必要がありません。常に全員が最新版のファイルを見ることができるため、バージョンの取り違えといったミスも防げます。

ビジネス利用で注意すべき点

非常に便利なGoogle Driveですが、ビジネスで本格的に利用する際には、いくつか注意すべき点があります。

• セキュリティ管理：共有設定のミスにより、意図せず情報が外部に漏洩するリスクがあります。「誰が」「どのファイルに」アクセスできるのか、社内で厳格なルールを定めて管理する必要があります。
• 文書管理の限界：Google Driveはあくまで汎用的なストレージサービスです。そのため、契約書や請求書といった企業の公式な文書を管理するには、機能的に不十分な場合があります。

特に、2024年から本格的に義務化された「電子帳簿保存法（電帳法）」への対応を考えると、Google Driveだけでは検索要件（取引年月日、金額、取引先で検索できること）や、訂正・削除の履歴確保といった要件を満たすための運用が非常に煩雑になります。

【電帳法対応】より高度な文書管理には専門ツールの活用を

Google Driveは個人のファイル管理やチーム内の簡単な情報共有には最適ですが、企業のコンプライアンスや内部統制を考慮した本格的な「文書管理」には、専用のシステムを導入することが賢明な選択です。

特に、請求書や領収書などの国税関係書類を電子データで保存する場合、電帳法の要件を満たす必要があります。Google Driveでファイル名に規則性を持たせて手動で管理することも不可能ではありませんが、ヒューマンエラーのリスクが高く、監査の際にも手間がかかります。

クラウド文書管理システム「スペシウム」のご紹介

そこで、Google Driveの手軽さを持ちつつ、電帳法のような法制度にもしっかり対応できるツールとしておすすめしたいのが、クラウド文書管理システム「スペシウム」です。

「スペシウム」は、電子帳簿保存法に対応した次世代のクラウド文書管理システムです。AI-OCRによるデータ化、高度な検索機能、承認ワークフローなどを搭載し、企業の文書管理業務を劇的に効率化します。

「スペシウム」を導入することで、Google Driveだけでは難しかった以下のような課題を解決できます。

• 電帳法への完全対応：タイムスタンプ機能や訂正・削除履歴の保存など、電帳法の法的要件を標準機能でクリア。安心して書類を電子保存できます。
• 検索業務の効率化：AI-OCRが請求書などの書類から「取引年月日」「金額」「取引先」を自動で読み取り、データ化。いつでも必要な情報を瞬時に検索できます。
• 内部統制の強化：柔軟な承認ワークフロー機能により、稟議書や契約書の申請・承認プロセスを電子化。誰がいつ承認したかの証跡が残り、コンプライアンスを強化します。
• 万全のセキュリティ：アクセス権限の細かな設定や操作ログの管理により、不正アクセスや情報漏洩のリスクを低減します。

Google Driveでファイル管理の第一歩を踏み出し、さらに上のレベルの文書管理や法対応を目指す企業様にとって、「スペシウム」は最適なソリューションです。

ご興味のある方は、ぜひ公式サイトで詳細をご確認ください。

→ 電帳法対応クラウド文書管理システム「スペシウム」公式サイトはこちら

まとめ

本記事では、「Google Drive（グーグルドライブ）とは？」というテーマで、初心者向けにその機能や料金、基本的な使い方を詳しく解説しました。

Google Driveは、無料で始められる非常にパワフルなクラウドストレージであり、ファイルの保管・共有、共同編集など、個人利用からビジネスまで幅広く活用できる便利なツールです。この記事で紹介した基本的な使い方をマスターすれば、あなたのデジタルライフはより快適で効率的なものになるでしょう。

一方で、ビジネス利用、特に契約書や請求書などの重要書類を管理し、電子帳簿保存法に対応していく上では、Google Driveだけでは限界があることも事実です。

企業の文書管理を次のステージに進め、法対応や内部統制の強化をお考えの場合は、クラウド文書管理システム「スペシウム」のような専門ツールの導入をぜひご検討ください。