「法改正で、もう紙の請求書は使えなくなるの？」「請求書の電子化って、結局何をすればいいの？」
2022年1月に改正された電子帳簿保存法（電帳法）により、経理業務の現場ではこのような疑問や不安の声が多く聞かれます。特に、日常的に扱う紙の請求書の取り扱いがどう変わるのか、法律の要件が複雑でよくわからない、という方も多いのではないでしょうか。
結論から言うと、「電子データで受け取った請求書」の電子保存が義務化されたのが今回の法改正の大きなポイントです。しかし、これは「すべての紙の請求書が即座にNGになる」という意味ではありません。
この記事では、「紙の請求書はNG？」という疑問にお答えしつつ、すべての事業者が対応必須となる電子帳簿保存法の基本から、具体的な対応方法、そして請求書を電子化するメリットまで、わかりやすく徹底解説します。
法律への対応は、単なる義務ではなく、企業のコスト削減や業務効率化を実現する絶好の機会です。この記事を最後まで読めば、電帳法への正しい知識を身につけ、自社に最適な対応策を見つけることができるでしょう。
Contents
そもそも電子帳簿保存法（電帳法）とは？
まず、今回のテーマの根幹である「電子帳簿保存法（でんしちょうぼほぞんほう）」について正しく理解しましょう。
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿（仕訳帳、総勘定元帳など）や国税関係書類（決算関係書類、請求書、領収書など）を、電子データ（電磁的記録）で保存することを認めた法律です。1998年に施行されて以来、何度か改正が重ねられ、ペーパーレス化と経理業務のDX（デジタルトランスフォーメーション）を促進する国の施策の柱となっています。
この法律は、大きく分けて以下の3つの区分から成り立っています。
電子帳簿保存法の3つの区分
- 電子帳簿等保存
会計ソフトなどで最初から一貫して電子的に作成した帳簿や書類（自社発行の請求書の控えなど）を、そのまま電子データの形で保存する方法です。 - スキャナ保存
紙で受け取った請求書や領収書などを、スキャナやスマートフォンで読み取って画像データとして保存する方法です。こちらは任意の対応となります。 - 電子取引データ保存
メール添付のPDF請求書や、ECサイトからダウンロードした領収書など、電子的に授受した取引情報を、電子データのまま保存する方法です。この区分が、2024年1月1日からすべての事業者（法人・個人事業主）に義務化されました。
今回の法改正で最も重要なポイントは、3つ目の「電子取引データ保存」が義務化された点です。これにより、請求書の電子化やペーパーレス化への対応が、一部の企業だけでなく、規模の大小を問わずすべての事業者にとって避けて通れない課題となったのです。
【結論】紙の請求書は完全にNGになるわけではない
さて、本題の「紙の請求書はNGになるのか？」という問いにお答えします。
結論として、すべての紙の請求書が即座に禁止・NGになるわけではありません。重要なのは、その請求書を「紙で受け取ったか」「電子データで受け取ったか」で扱いが異なるという点です。
取引先から「紙」で受け取った請求書の扱い
取引先から郵送などで紙の請求書を受け取った場合、その保存方法は以下の2つから選択できます。
- ① 従来通り、紙のままファイリングして保存する
- ② スキャナ保存の要件を満たして電子データとして保存する
つまり、紙で受け取った書類については、これまで通りの方法で保存しても法律上問題ありません。無理にすべてを電子化する必要はなく、自社の状況に合わせて選択することが可能です。ただし、後述するスキャナ保存を行うことで、保管コストの削減や検索性の向上といったメリットを享受できます。
取引先から「電子データ」で受け取った請求書の扱い
ここが最も注意すべきポイントです。メールに添付されたPDFの請求書や、Webサイトからダウンロードした請求書など、電子データで受け取った取引情報（電子取引）については、紙に出力して保存することが原則として認められなくなりました。
【重要】
電子データで受け取った請求書は、電子データのまま、法律の要件に従って保存しなければなりません。
「とりあえず印刷して紙で保管しておけば安心」というこれまでの慣行は、2024年1月1日以降は通用しなくなったのです。この「電子取引データ保存の義務化」こそが、多くの企業が請求書の電子化対応を急ぐ最大の理由です。
注意すべきは「電子取引データ保存」の義務化
前述の通り、今回の法改正で最もインパクトが大きいのが「電子取引データ保存」の義務化です。ここでは、その具体的な内容と、企業が満たすべき保存要件について詳しく解説します。
「電子取引」とは？
そもそも「電子取引」とは、具体的にどのような取引を指すのでしょうか。国税庁は以下のような例を挙げています。
- 電子メールを利用した請求書や領収書の授受（PDFファイルなど）
- ウェブサイト上からダウンロードする請求書や領収書（ECサイトのマイページなど）
- クラウドサービスを利用した請求書の授受
- EDI（電子データ交換）取引
- ペーパーレスFAXで受信した請求書データ
これらの方法で請求書や領収書、契約書などのデータをやり取りした場合、そのデータは電子取引データとして、法律の要件に従って保存する義務があります。
満たすべき2つの保存要件：「真実性」と「可視性」
電子取引データを保存する際には、「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。これらは、保存されたデータが改ざんされておらず、かつ、誰でもすぐに内容を確認できる状態を担保するためのルールです。
① 真実性の確保
保存したデータが本物であり、後から改ざんされていないことを証明するための措置です。以下のいずれか1つの措置を講じる必要があります。
- タイムスタンプが付与されたデータを受領する
（取引先がタイムスタンプを付与して送付） - データ受領後、速やかにタイムスタンプを付与する
（自社でタイムスタンプを付与できるシステムを導入） - データの訂正・削除が記録される、または禁止されているシステムで授受・保存する
（多くの電帳法対応クラウドサービスがこの要件を満たします） - 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、それに沿った運用を行う
（特別なシステム導入なしで対応できるが、規程の作成と厳格な運用が求められる）
② 可視性の確保
保存したデータを、税務調査などの際にすぐに見つけ出し、明瞭な状態で確認できるようにするための措置です。以下の3つすべてを満たす必要があります。
- 保存場所に、PC、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、速やかに出力できるようにしておく
- システムの概要書（操作説明書など）を備え付けておく
- 以下の検索機能を確保する
- 「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できること
- 「日付」または「金額」の範囲を指定して検索できること
- 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できること
これらの要件を、以下の表にまとめました。
| 要件 | 概要 | 具体的な措置 |
|---|---|---|
| 保存要件 | 真実性の確保 （データの改ざん防止） |
以下のいずれかを満たす ・タイムスタンプ付与 ・訂正削除履歴が残る/禁止されたシステムの利用 ・事務処理規程の策定・遵守 |
| 可視性の確保 （データの検索・表示） |
以下のすべてを満たす ・PC、プリンタ等の備え付け ・システム概要書の備え付け ・検索機能の確保 |
※なお、税務調査官のダウンロードの求めに応じられるようにしている場合、検索要件②と③は不要となります。また、基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者は、すべての検索要件が不要です。
このように、紙の請求書そのものがNGになるわけではありませんが、電子で受け取った請求書の保存ルールが厳格化されたため、結果として請求書の電子化とペーパーレスな業務フローへの移行が不可欠となっているのです。
紙の請求書を電子化する「スキャナ保存」の要件
次に、紙で受け取った請求書を積極的に電子化したい場合に活用できる「スキャナ保存」について見ていきましょう。スキャナ保存は義務ではありませんが、ペーパーレス化を推進し、保管スペースや管理コストを削減するために非常に有効な手段です。
スキャナ保存を行うためには、電子取引データ保存と同様に、法律で定められた要件を満たす必要があります。2022年の法改正で要件は緩和されましたが、依然としていくつかのルールがあります。
スキャナ保存の主な要件
- 入力期間の制限
書類を受領してから、おおむね7営業日以内（または、業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）にスキャンしてタイムスタンプを付与する必要があります。 - 一定水準以上の解像度とカラー画像
解像度は200dpi以上、カラー画像（赤・緑・青の階調がそれぞれ256階調以上）での読み取りが必要です。ただし、一般書類はグレースケールも可とされています。 - タイムスタンプの付与
スキャンしたデータが、その時刻に存在し、改ざんされていないことを証明するため、タイムスタンプの付与が求められます。 - バージョン管理
訂正または削除を行った場合に、その事実と内容を確認できるシステム（訂正削除履歴が残るシステムなど）で保存する必要があります。 - 検索機能の確保
電子取引データ保存と同様に、「取引年月日」「取引金額」「取引先」などの項目で検索できる機能を確保する必要があります。 - 関連帳簿との相互関連性の確保
スキャンした請求書データと、それに対応する仕訳帳などの帳簿データを相互に関連付け、確認できるようにしておく必要があります。
これらの要件を自力で満たそうとすると、ファイル名の付け方に厳格なルールを設けたり、索引簿を作成したりと、煩雑な作業が発生します。そのため、スキャナ保存に対応した会計ソフトや文書管理システムを導入するのが一般的です。
請求書を電子化するメリットとは？
ここまで法律の要件を中心に解説してきましたが、請求書の電子化は「守り」の法対応だけでなく、「攻め」の経営改善にも繋がる多くのメリットがあります。
- ① 劇的なコスト削減
- 紙の請求書を発行・保存する場合、印刷代、封筒代、郵送費、そして膨大な書類を保管するためのキャビネットや倉庫代といった物理的なコストがかかります。電子化することで、これらのコストを大幅に削減できます。
- ② 経理業務の大幅な効率化
- 紙の書類の中から目的の請求書を探し出す作業は、大きな時間的ロスです。電子化すれば、取引先や日付、金額で瞬時に検索できます。また、承認フローをシステム上で行えるようにすれば、出社せずとも請求書の確認・承認が可能になり、月次決算の早期化にも繋がります。
- ③ テレワークや多様な働き方への対応
- 請求書の処理のために出社する必要がなくなるため、経理部門のテレワーク導入が容易になります。これにより、従業員のワークライフバランス向上や、BCP（事業継続計画）対策の強化が期待できます。
- ④ コンプライアンスとガバナンスの強化
- 紛失や劣化、災害による消失といった物理的なリスクから解放されます。また、法律の要件に準拠したシステムで管理することで、データの改ざんを防ぎ、アクセス履歴を管理できるため、内部統制の強化にも繋がります。
請求書の電子化は、もはや単なるペーパーレス化ではなく、企業の競争力を高めるための重要な経営戦略の一つと言えるでしょう。
いつまでに対応が必要？猶予措置についても解説
電子取引データ保存の義務化は、2024年1月1日からすでに始まっています。しかし、準備が間に合わない事業者のために、一定の「猶予措置」が設けられています。
国税庁のウェブサイトでは、この猶予措置について以下のように説明されています。
（電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存への円滑な移行のための宥恕措置の整備）
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存制度について、次の措置を講ずる。
（略）
ロ 出力された書面の提示又は提出の求めに応じることができるようにしているときは、その電磁的記録の保存を要しないこととする経過措置は、令和５年 12 月 31 日をもって廃止する。
ハ 次のイ及びロのいずれの要件も満たしている場合には、上記（注）の保存時に満たすべき要件にかかわらず、その電磁的記録の保存をすることができることとする。
イ 納税地等の所轄税務署長が、その電磁的記録の保存時に満たすべき要件に従って保存をすることができなかったことについて相当の理由があると認める場合
ロ その電磁的記録の出力書面の提示又は提出の求めに応じることができるようにしている場合出典：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました（令和５年度税制改正）」
要約すると、「システム導入が間に合わないなど『相当の理由』があり、かつ、税務調査の際にデータのダウンロードと紙に印刷した書面の提出に応じられるのであれば、ひとまずは電子データのままでの保存が認められる」という内容です。
ただし、これはあくまで一時的な措置です。この猶予措置に甘んじていると、いつまでも業務効率化が進まないだけでなく、将来的な法改正に対応できなくなる可能性があります。「相当の理由」の判断も税務署長に委ねられているため、恒久的な対策ではありません。したがって、すべての事業者にとって、できるだけ早期に電子帳簿保存法へ完全対応できる体制を整えることが強く推奨されます。
電帳法対応はシステム導入が近道！クラウド文書管理システム「スペシウム」の紹介
ここまで見てきたように、電子帳簿保存法の要件は複雑で、特に検索機能の確保や真実性の確保などを自力で完璧に行うのは非常に困難です。ファイル名のルール策定や事務処理規程の運用には、多大な手間と人的コストがかかり、ヒューマンエラーのリスクも常に付きまといます。
そこで最も確実かつ効率的な解決策となるのが、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入です。
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まとめ
今回は、「紙の請求書はNG？」という疑問をきっかけに、電子帳簿保存法の基本から具体的な対応策までを解説しました。
最後に、この記事の重要なポイントを振り返ります。
- 紙で受け取った請求書は、引き続き紙での保存が可能。
- 電子データで受け取った請求書は、紙への印刷保存がNGとなり、電子データのまま法律の要件に従って保存することが義務化された。
- 電子データ保存には「真実性の確保」と「可視性の確保」という要件を満たす必要がある。
- 法律への対応は、コスト削減や業務効率化を実現する大きなチャンスである。
- 確実かつ効率的に法対応を進めるには、「スペシウム」のような電帳法対応システムの導入が最も有効な手段である。
電子帳簿保存法への対応は、もはや待ったなしの経営課題です。猶予措置がある今のうちに、自社の業務フローを見直し、最適なシステム導入を検討してみてはいかがでしょうか。
