東京都で紙を電子化する方法！自社でやる？外注する？

１．なぜ今、東京都で紙の電子化が必要なのか？

東京都内の中小企業の皆様、日々の業務で大量の紙書類に頭を抱えていませんか？書類の保管スペースの確保、検索の手間、紛失のリスク…。これらの課題を解決し、業務効率を飛躍的に向上させるのが「紙の電子化」です。

なぜ今、東京都で紙の電子化が必要なのでしょうか？

• 働き方改革の推進: テレワーク環境の構築、場所を選ばない業務遂行を可能にします。
• 業務効率の大幅向上: 書類検索時間の短縮、情報共有の迅速化を実現します。
• コスト削減: 紙代、印刷代、保管費用、郵送費などを大幅に削減できます。
• BCP（事業継続計画）対策: 災害時のデータ消失リスクを軽減し、事業継続性を高めます。
• ペーパーレス化の推進: 環境負荷を低減し、企業イメージ向上に貢献します。

特に東京都は、地価が高く、オフィススペースの確保が大きな課題です。紙の電子化は、限られたスペースを有効活用し、企業の競争力を高めるための重要な戦略と言えるでしょう。

２．紙を電子化する方法：自社でやる？外注する？

紙の電子化には、大きく分けて「自社で電子化する方法」と「外部に委託する方法」の2つがあります。それぞれの方法には、メリット・デメリットが存在します。

３．【自社で電子化】メリット・デメリットと必要な機材・費用

自社で紙を電子化する場合、以下の点を考慮する必要があります。

メリット:

• 機密性の確保: 社外に書類を持ち出す必要がないため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。
• 柔軟な対応: 自社の業務フローに合わせて、電子化のスケジュールや方法を柔軟に調整できます。
• コスト削減の可能性: 長期的に見ると、外部委託よりもコストを抑えられる可能性があります。

デメリット:

• 初期投資: 高性能なスキャナ、画像編集ソフトウェア、OCRソフトウェアなどの購入費用が発生します。
• 人的コスト: 電子化作業を行う人員を確保する必要があります。また、担当者のスキルによって電子化の品質が左右される可能性があります。
• 時間的コスト: 大量の書類を電子化するには、多くの時間と労力が必要となります。

必要な機材・費用:

• スキャナ:
  • フラットベッドスキャナ：数万円程度
  • ドキュメントスキャナ：数万円～数十万円程度
  • 複合機：数十万円～数百万円程度
• 画像編集ソフトウェア: 数千円～数万円程度
• OCRソフトウェア: 数千円～数十万円程度
• パソコン: 10万円～
• その他: 文具、消耗品など

自社で電子化する際の注意点:

• スキャナの選定: 書類のサイズや種類に合わせて、適切なスキャナを選びましょう。
• OCRソフトウェアの選定: 文字認識精度が高く、日本語に対応したOCRソフトウェアを選びましょう。
• 作業スペースの確保: 電子化作業を行うための十分なスペースを確保しましょう。
• セキュリティ対策: 電子化したデータのセキュリティ対策を徹底しましょう。

４．【外部委託】メリット・デメリットと業者選びのポイント

外部に紙の電子化を委託する場合、以下の点を考慮する必要があります。

メリット:

• 高品質な電子化: 専門業者が高度な技術と設備を用いて、高品質な電子化を行ってくれます。
• 手間と時間の削減: 自社で人員や設備を用意する必要がないため、手間と時間を大幅に削減できます。
• 短期間での大量処理: 短期間で大量の書類を電子化したい場合に適しています。

デメリット:

• 情報漏洩リスク: 機密情報を社外に預けるため、情報漏洩のリスクが高まります。
• コスト: 自社で電子化するよりもコストがかかる場合があります。
• 柔軟性の欠如: 電子化のスケジュールや方法に制約がある場合があります。

業者選びのポイント:

• 実績と信頼性: 過去の電子化実績や顧客からの評判を確認しましょう。
• セキュリティ対策: 情報セキュリティ対策が徹底されているかを確認しましょう。
• 料金: 複数の業者から見積もりを取り、料金を比較検討しましょう。
• 納期: 納期を守ってくれる業者を選びましょう。
• 対応範囲: スキャンだけでなく、OCR処理、データ入力、ファイル整理など、必要なサービスを提供してくれる業者を選びましょう。
• 秘密保持契約: 秘密保持契約を締結してくれる業者を選びましょう。

東京都には、多くの紙電子化サービス業者が存在します。各社の特徴を比較検討し、自社のニーズに最適な業者を選びましょう。

５．東京都で紙を電子化する際の費用相場

紙の電子化にかかる費用は、自社で行う場合と外部に委託する場合で大きく異なります。

自社で電子化する場合:

• スキャナ購入費用：数万円～数十万円
• ソフトウェア購入費用：数千円～数十万円
• 人件費：時給換算で数百円～数千円
• 消耗品費：数千円程度

外部に委託する場合:

• 基本料金：数千円～数万円
• スキャン料金：1枚あたり数円～数十円
• OCR処理料金：1枚あたり数円～数十円
• データ入力料金：1項目あたり数円～数十円
• ファイル整理料金：1ファイルあたり数十円～数百円

費用の見積もり例:

• A社（従業員50名）：年間1万枚の書類を電子化
  • 自社で電子化する場合：初期費用約50万円、年間運用費用約20万円
  • 外部委託する場合：年間費用約50万円

上記はあくまで一例です。正確な費用は、書類の種類、量、業者によって異なります。複数の業者から見積もりを取り、比較検討することをおすすめします。

６．紙の電子化をさらに加速！電帳法対応クラウド文書管理システム

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紙の電子化を進める上で、忘れてはならないのが**電子帳簿保存法（電帳法）**への対応です。電帳法とは、国税関係の帳簿書類を電子データで保存することを認める法律です。2022年の改正により、電子取引データの電子保存が義務化されました。

東京都の中小企業は、この電帳法に対応するために、電帳法対応のクラウド文書管理システムの導入を検討する必要があります。電帳法に対応したクラウド文書管理システムは、以下の機能を提供します。

• タイムスタンプ付与: 電子データの改ざんを防止します。
• 検索機能: 必要な電子データをすぐに検索できます。
• アクセス権限管理: 特定のユーザーのみが電子データにアクセスできるように制限できます。
• 保存要件への対応: 電子帳簿保存法の要件を満たす形式でデータを保存できます。

電帳法対応クラウド文書管理システム例：

• 楽楽明細: 請求書、領収書、支払明細などを電子化し、電帳法に準拠した形で保存・管理できます。
• invoiceAgent 電子取引: 電子取引データを一元管理し、タイムスタンプ付与、検索機能、アクセス権限管理などの機能を提供します。
• TOKIUMインボイス: 請求書受領から支払処理までを自動化し、電帳法にも対応したクラウドサービスです。

これらのシステムを導入することで、東京の中小企業は、電帳法に準拠しながら、紙の書類管理から解放され、業務効率を大幅に向上させることができます。

７．まとめ：東京都で紙を電子化するなら、自社と外注の比較検討が重要

東京都の中小企業の皆様、紙の電子化は、業務効率化、コスト削減、BCP対策など、多くのメリットをもたらします。

• 自社で電子化するか、外部に委託するかは、企業の規模、予算、機密性、業務効率などを考慮して慎重に検討する必要があります。
• 電帳法への対応も重要なポイントです。電帳法に対応したクラウド文書管理システムの導入を検討しましょう。

この記事が、東京都の中小企業の皆様が、最適な電子化方法を選択し、成功するための助けとなれば幸いです。

記事の最後に、クラウド化に関するご相談や、電帳法対応クラウド文書管理システムの導入支援など、お気軽にお問い合わせください。